Sistema ERP: O que é, Vantagens e Como Implementar

Quer uma gestão mais eficiente no seu negócio?

Investir em um sistema ERP pode ser o melhor caminho.

Ao aproveitar a tecnologia disponível você tem um melhor controle dos processos e resultados da empresa como um todo e conta com uma ferramenta que vai ajudar o seu negócio a ir mais longe.

Saiba mais sobre esse tipo de solução, quais as vantagens ao aplicá-la e como tornar este um processo presente na sua empresa neste post completo que preparamos.

O que é o Sistema ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, na tradução para o português, Sistema de Gestão Integrado, também chamado de Planejamento dos Recursos Corporativos.

Esse tipo de sistema é uma forma de planejar e acompanhar os recursos e processos empresariais através de ferramentas, softwares e plataformas pensadas para tal, em busca da facilitação da gestão completa.

Isso envolve o financeiro, os recursos humanos, a produção, a logística, o processo de vendas – e diversas outras áreas da empresa.

Como Funciona um Sistema ERP

Um sistema ERP entrega, em uma mesma plataforma ou software, a possibilidade de gerenciar todas as áreas de uma mesma empresa, de forma integrada.

Esses sistemas evoluíram ao longo dos anos e, com as novas tecnologias disponíveis, estão cada vez mais modernos.

Através de informação disponibilizada em nuvem, inteligência artificial, machine learning, sincronização de dados e automação de processos eles possibilitam a visão estratégica e facilitam a tomada de decisão no negócio.

 Saiba mais: O que é Automação Comercial e Como Melhorar seus Processos

Como o ERP Atua nas Empresas?

Com esse tipo de sistema centralizado e integrado em mãos, as empresas podem acompanhar diversos setores e os fluxos de trabalho entre eles. 

Isso possibilita a melhora na produtividade, a facilidade e a segurança no compartilhamento e acesso de dados, a conexão com parceiros e clientes e a atualização dos dados em tempo real, de qualquer lugar.

Sistemas ERP mais Usados

Os sistemas ERP são configurados em módulos, para pensar em funcionalidades e necessidade de cada setor que utilizará o sistema.

Os módulos mais comuns são:

Finanças

Nos setores financeiros e de contabilidade, os módulos auxiliam nas tarefas de contas a receber, contas a pagar, balanço, relatórios, receita e impostos, etc.

Gestão de Recursos Humanos

Na parte de Recursos Humanos, ganha-se em agilidade, informações, processos de contratação, controle de presença e pontualidade, folha de pagamento e de benefícios.

Alguns ERPs também auxiliam na parte de treinamentos e plano de carreira dos colaboradores.

Sourcing e Procurement

Relacionado aos processos de compra e de suprimentos para a produção dos produtos vendidos ou para a execução dos serviços oferecidos, os módulos de Sourcing e Procurement auxiliam as equipes nas cotações, aprovações, negociações, histórico com fornecedores e estoques desses recursos.

Vendas

Já para os processos de vendas dos produtos ou serviços finais, um sistema ERP auxilia nas tarefas e processos, como atendimento e comunicação com consumidores, envio de orçamentos e propostas comerciais, contratos, desempenho de venda das equipes e muito mais. 

Produção

Para atender a demanda corretamente, entram em ação os módulos de produção.

Eles incluem funcionalidades de programação da produção, controle de qualidade e planejamento de necessidades de material, se conectando com o módulo de Sourcing e Procurement.

Logística

O módulo de logística também é um dos principais em sistemas ERP.

Com ele, é possível monitorar toda a cadeia de suprimentos, ordens de pedidos, estoque, distribuição, armazenamento, transporte e baixa.

Serviço

No caso de empresas que trabalham com serviços, também pode ser explorado um módulo pensado para as características da empresa e do setor de atuação.

Neste tipo de módulo são encontradas funcionalidades como controle dos serviços, padronização dos atendimentos, agendamentos, avaliações, etc.

P&D e Engenharia

Desenvolvimento de produtos, ciclo de vida dos produtos e outras funcionalidades para Pesquisa, desenvolvimento e engenharia também podem contar com módulos personalizados no sistema ERP, de acordo com a dinâmica e necessidades da empresa.

Gestão de ativos empresariais

Se a empresa conta com ativos para produção dos produtos ou serviços, aspectos como manutenção preditiva, programação, integridade, segurança e planejamento de ativos podem ser controlados através de um módulo específico.

Sistema ERP para Marketing

Esse módulo pode ser utilizado para a gestão e distribuição das estratégias do setor, para o acompanhamento de métricas, automação de publicações e disparo de e-mails, captura de leads, envio de contatos qualificados para comerciais, etc.

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Quais as Vantagens de ter um ERP?

E quais são todas as vantagens ao implementar um sistema mais completo, complexo e integrado entre todos os setores da empresa?

Veja a seguir:

Automação

Tarefas de repetição, burocráticas e simples podem ser realizadas pelos sistemas ERP.

Os processos assim são feitos de forma automática, com padronização e agilidade.

Dessa forma, os colaboradores podem assumir outras tarefas.

Redução de Custos

É claro que o investimento em um sistema ERP demanda recursos financeiros e de treinamento das equipes, mas a médio e longo prazo a empresa ganha com a facilidade dos processos, o acesso aos dados, a produtividade das equipes e a satisfação do cliente.

Além disso, através de um sistema integrado o controle de estoque, demanda e caixa da empresa é mais refinado.

A previsão financeira é mais segura e a tomada de decisão é embasada por dados.

Acompanhamento das Vendas

Com melhor controle do estoque e dos processos de vendas, a empresa também identifica melhor os investimentos e pontos de melhoria necessários.

Além disso, identifica também os produtos e serviços com melhor retorno, bem como aqueles que prejudicam a estratégia e os resultados gerais.

Transparência e segurança

Com os dados atualizados em tempo real, centralizados e protegidos, aumentam os fatores como transparência e segurança. 

Integração

Como todos os departamentos trabalham com uma única plataforma, é muito mais fácil criar e manter o diálogo e a passagem de informações entre os setores que se relacionam, como compras e financeiro, ou marketing, vendas e logística, por exemplo.

Além disso, os dados da empresa estão consolidados, o que permite verificar os resultados gerais e o alinhamento de cada setor com os objetivos e desafios do negócio.

Diminuição de Erros

Com a padronização dos processos e a automação de tarefas, o espaço para o erro é diminuído.

Os dados e históricos também ficam armazenados em um único lugar.

Então, mesmo nos casos mais raros de erros, é possível identificar onde está a falha e corrigi-la no processo geral.

Gestão de Pessoas

A gestão de pessoas também é favorecida com o investimento em um sistema ERP.

As equipes ganham em organização, produtividade, autonomia, acompanhamento dos resultados e motivação.

Auxílio às Tomadas de Decisão

Como já comentamos, um sistema ERP fornece informações centralizadas, integradas, atualizadas em tempo real e que, assim, auxiliam na tomada de decisão de forma estratégica.

Com um sistema completo, as métricas são monitoradas, as perdas e erros são corrigidos, os investimentos são melhor visualizados e o desempenho do negócio é visualizado de forma mais eficiente.

Como Escolher o Melhor ERP para o meu tipo de Negócio?

Existem muitas opções de ERP no mercado, alguns mais personalizáveis do que outros, alguns mais específicos para setores de atuação.

De qualquer forma, para a escolha da opção ideal para a necessidade da sua empresa, existem alguns pontos de atenção. 

Analise o Momento da sua Empresa

O objetivo de um sistema ERP é a integração da gestão empresarial.

Portanto, entender as necessidades e desafios do momento do seu negócio é fundamental para fazer a escolha certa. 

De nada adianta contar com um sistema que não seja capaz de integrar todas as suas áreas ou que não possa absorver as demandas e dinâmicas mais específicas da sua área de atuação.

Esse estudo e entendimento do que sua empresa precisa é o primeiro passo para quem quer investir nesse tipo de software.

Avalie a sua Estrutura Empresarial

Os recursos disponíveis na sua empresa também vão influenciar na opção escolhida.

Tenha certeza que sua empresa tem a estrutura necessária para a implementação e entenda se outros investimentos estruturais serão necessários, além do sistema ERP.

Servidores, banco de dados, máquinas, tempo e equipe são fatores a serem avaliados.

Considere o Número de Usuários Permitidos no ERP

O número de usuários de um sistema também é um fator, já que os planos oferecidos e os valores cobrados dependem disso.

Então, antes de fazer os orçamentos, levante o número de colaboradores que precisarão ter acesso ao sistema, para não levantar valores equivocados.

Analise o seu Orçamento

O último ponto para escolha é o orçamento disponível para a implementação.

Esse orçamento deve levar em consideração não apenas o sistema, mas também os custos relacionados à implementação do mesmo, bem como os treinamentos dos colaboradores que passarão a utilizá-lo.

Quais são as Etapas de Implantação do ERP?

Não existe apenas um modelo de implantação de ERP e eles variam de acordo com a solução oferecida pela empresa responsável.

Entretanto, para que você possa ter uma ideia de como o processo acontece, mapeamos aqui as principais etapas:

Etapa 1 – Foco

A primeira etapa diz respeito ao entendimento das necessidades, personalizações necessárias e expectativas do cliente ao contratar um sistema ERP. 

Nessa etapa são entendidas as características e processos da empresa contratante.

Etapa 2 – Processos pré-definidos

Pode ser que a empresa contratante ainda não tenha mapeado todos os processos que precisam acontecer dentro do ERP.

Assim, algumas empresas de softwares atuam nessa fase como consultores, compartilhando a expertise e auxiliando na definição desses processos. 

Etapa 3 – Capacitação

A capacitação da equipe é o próximo passo, pois depois de ativo os colaboradores precisam saber como usá-lo, certo?

O treinamento pode acontecer com imersão de uma parte da equipe que depois terminará o restante dos colaboradores, além de materiais de apoio, como treinamentos e cursos online, vídeos e manuais ou páginas de perguntas frequentes.

Etapa 4 – Homologação dos Processos

O sistema então é colocado no ar ainda como um “teste”.

Nessa fase, os usuários entendem se as configurações, painéis e funcionalidades atendem as necessidades e os ajustes necessários são feitos.

Etapa 5 – Virada e Acompanhamento

Com tudo testado e ajustado é hora de fazer a virada e implementação do sistema.

Depois, ainda é bastante comum que exista um período de acompanhamento da adaptação ao novo sistema, para que as equipes possam trabalhar com autonomia e aproveite ao máximo o que as plataformas de sistema ERP podem oferecer.

Invista em um Sistema ERP para Crescer!

Com um bom sistema ERP sua empresa ganha em produtividade, controle, qualidade e segurança das informações.

Toma decisões estratégicas e vê o crescimento que precisa acontecer. 

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