O Que é um Pipeline de Vendas, Benefícios e Como Criar um

Você gostaria de ter ferramenta de gestão para visualizar as etapas de vendas, mensurar os resultados em cada uma delas, organizar o setor comercial e garantir mais eficiência nos processos?

Pois então o pipeline de vendas é o que você procura.

Saiba tudo sobre ele no post que preparamos:  

O que é um pipeline de vendas?

O pipeline de vendas é uma ferramenta, um mapa para organizar visualmente os negócios em andamento na área comercial de uma empresa.

Ele apresenta alguns estágios pelos quais os prospects devem passar até se tornarem clientes. 

As estruturas do pipeline de vendas podem variar de acordo com a dinâmica de cada negócio, mas os estágios comuns são:

• Qualificação: neste estágio o representante de vendas levanta informações sobre o lead, para entender seu perfil e garantir que o mesmo esteja de acordo com os critérios de qualificação determinados (poder aquisitivo, poder de decisão, necessidade, etc.);

• Reunião: estágio em que o vendedor e o prospect discutem as necessidades e a solução da empresa;

• Proposta: quando o representante de vendas envia uma proposta formalizada, com o detalhamento da solução, custos e prazos;

• Fechamento: estágio final, das últimas negociações e do fechamento do negócio. Aqui, o prospect se torna oficialmente cliente.

Quais são as etapas de um pipeline de vendas?

Como comentamos, os estágios e etapas mudam de acordo com a dinâmica de cada negócio.

Mas, de forma geral, os estágios podem ser divididos nas etapas seguintes.

1. Prospecção

A prospecção é a primeira etapa do funil, quando novas possibilidades de negócio são geradas: os leads.

Na fase de prospecção acontece essa busca por consumidores em potencial.

A prospecção pode ser feita diretamente pelo time de vendas ou os leads podem ser gerados pelo marketing, somando assim as forças dessas duas áreas no processo comercial da empresa.

2. Qualificação de leads

Nem todos os leads gerados representam reais oportunidades de negócio.

Portanto, faz parte do processo identificar quais são esses melhores contatos, para que a equipe de vendas foque os esforços em quem tem maiores chances de fechar as negociações. 

Esse é o trabalho de qualificação de leads, com a filtragem daqueles que têm o perfil desejado e que estão prontos para a abordagem comercial.

 Leia também: O Que é Funil de Conversão, Quais são as Etapas e Como Criar

3. Chamada de vendas, demonstração ou reunião

Para a abordagem comercial, além de ter acesso ao histórico do lead e de entender a fase de compras dele, o representante de vendas pode fazer uso de ferramentas como chamadas, demonstrações, testes gratuitos e reuniões, para melhorar a argumentação de vendas e aumentar as chances de conversão de cada oportunidade em cliente.

4. Proposta

Esta etapa consiste na apresentação formal de uma proposta comercial.

Nesse documento devem estar descritos todos os detalhes discutidos, como a empresa solucionar as necessidades do cliente, o valor do produto ou serviço a ser contratado, as condições e prazos de pagamento, bem como a validade da proposta.

O representante comercial também pode reforçar na proposta os diferenciais competitivos e benefícios da solução.

5. Negociação e compromisso

A próxima etapa é a de dúvidas em relação à proposta enviada, possíveis negociações e ajustes de valores e expectativas.

Com os detalhes acertados, passamos para a próxima fase. 

6. Assinatura do contrato

A assinatura de contrato ou a finalização da compra oficializa o fechamento de um negócio para a empresa. 

7. Pós-venda

Mas o trabalho do comercial não acaba na etapa anterior.

É importante estar disponível no pós-venda, para acompanhar a entrega, solucionar possíveis problemas e construir um relacionamento mais forte com o consumidor, o que aumenta as chances de uma nova compra ou contratação.

Benefícios de um pipeline de vendas

Além da fácil visualização e organização das tarefas e das etapas de vendas, o pipeline apresenta ainda outros benefícios que fazem diferença para o negócio e para os resultados obtidos.

Insights sobre negócios

O pipeline de vendas providencia informações importantes e insights sobre o processo comercial, além de mostrar quais são as oportunidades mais propensas a fechamento.

Medir o desempenho da equipe

A ferramenta também possibilita a mensuração dos resultados da equipe de vendas, em conjunto e dos colaboradores de forma individual.

Prever receita

Ela também apresenta indicadores e valores das propostas enviadas, em negociação e em fase de fechamento, o que auxilia na projeção de quanto a empresa pode faturar.

Como criar um pipeline de vendas?

Pronto para começar a criar o seu próprio pipeline de vendas?

Confira o passo a passo:

Identifique a lista de possíveis compradores

O primeiro passo para criar o pipeline de vendas da sua empresa é identificar e reunir a lista de leads que irá compor os estágios dele.

Se você já tem uma lista que não está categorizada, precisa organizar quais são leads, leads qualificados, quais já foram abordados pelo comercial, quais solicitaram uma demonstração ou teste gratuito, quais já receberam proposta, quais estão em fase de negociação e também aqueles contatos que já são clientes.

Com essa divisão em mãos, atualize os contatos na ferramenta escolhida para o pipeline de vendas.

Atribua atividades de vendas para cada etapa

Com todos os contatos categorizados, fica mais fácil entender onde os esforços de venda precisam se concentrar e distribuir as funções e atividades de venda.

Por exemplo, imagine que muitos leads estão aguardando o contato comercial ou o envio da proposta.

Sua empresa pode estar perdendo fechamentos por ter uma taxa de resposta baixa ou mesmo um tempo de retorno mais alto do que o consumidor espera. 

Portanto, atribua a cada fase do pipeline as ações necessárias e reveja com a sua equipe aquelas que estão pendentes, com base em priorizações estratégicas.

Estude também automatizar as tarefas mais de início de funil de vendas e de qualificação, para liberar seus colaboradores para ações que realmente precisam deles, como contatos com leads quentes, montagem de propostas e follow-up.

Defina a duração do ciclo de vendas

O ciclo de vendas é o tempo que um lead leva, desde o primeiro estágio, até fechar a compra ou contratação. 

Definir o período de duração do ciclo de vendas é importante para garantir que os leads não esfriem e para monitorar os resultados de vendas.

Entretanto, é preciso analisar com cuidado alguns fatores, para que essa duração seja definida corretamente.

Complexidade do seu produto

Quanto mais complexo for o seu produto ou solução, maior será o ciclo de vendas.

Isso acontece porque é preciso um maior número de contatos e até mesmo de pessoas para que a solução seja explicada, muitas vezes também precisando passar por vários influenciadores e decisores de compra no cliente.

Personalização necessária

O ciclo de vendas também aumenta caso seu produto ou serviço também entregue uma versão personalizada.

Isso porque é preciso mais tempo para entender as necessidades, as customizações necessárias e até mesmo a precificação para uma proposta justa.

Fonte de leads

A fonte dos leads também é um dos fatores que influencia o ciclo de vendas, uma vez que leads provenientes de ligações frias ou listas terceiras tendem a ser menos qualificados do que leads gerados e nutridos pelo marketing, por exemplo.

Decida o tamanho ideal do pipeline

Além de definir a duração do ciclo de vendas, também é preciso desenhar as etapas do próprio pipeline.

Lembra que falamos sobre como essas etapas podem mudar de acordo com a dinâmica e com os processos de venda de cada empresa?

Chegou a hora de aplicar isto à construção do seu pipeline.

Definir este tamanho também implica definir quantos leads estarão no seu pipeline para que o seu time de eventos possa desempenhar um bom trabalho e atendimento.

Com isso, também devem ser definidos números ideais de contatos em cada estágio.

Essa também é uma forma de definir metas para cada um dos seus representantes de vendas, com números de fechamento, envio de propostas e abordagens comerciais que idealmente devem ser feitas em cada período de vendas (mês, semestre, etc.).

Remova negócios estagnados do pipeline

Conforme o tempo passa, os leads e oportunidades que não fecharam esfriam e mantê-los no pipeline será o mesmo que inflar os números, pois o interesse na compra ou na contratação não é mais real.

É importante fazer follow-up e saber identificar leads que ainda precisam de mais tempo para tomar a decisão daqueles que já excederam o ciclo de vendas há muito tempo. 

Defina as métricas do pipeline de vendas

Métricas são a melhor forma para entender a saúde do seu pipeline de vendas, a distribuição de leads e de mensurar os resultados da equipe de vendas e de cada um dos representantes comerciais.

Esse ponto é tão importante que vamos abordá-lo em detalhes no próximo tópico. 

Não se esqueça de encontrar formas de sempre gerar novos contatos, leads e oportunidades para abastecer o pipeline com novas entradas para o trabalho da equipe comercial.

Quais são as métricas do pipeline de vendas que você deve acompanhar?

As métricas mais relevantes para o seu pipeline de vendas são aquelas que fornecem dados que possibilitem a tomada de decisão estratégica.

Selecionamos aqui aquelas que consideramos mais relevantes neste sentido.

1. Número de negócios em pipeline

O número de negócios do seu pipeline é o número de oportunidades que estão sendo abordadas e acompanhadas pelo seu time de vendas.

Essas oportunidades precisam ser qualificadas — não se esqueça de excluir do mapa de vendas aqueles leads que um dia já foram oportunidades, mas que hoje estão estagnados, ou então essa métrica estará maquiada.

2. Valor médio do negócio

Nem todas as contratações ou compras têm o mesmo valor, portanto calcular o valor médio é o mais indicado para entender o panorama geral de vendas.

Não devemos também ir atrás apenas das oportunidades de maior valor, pois as de valor mais baixo exigem, em geral, um esforço menor e podem equilibrar as finanças. 

3. Taxa de conversão ou relação entre lead e oportunidade

Para descobrir as taxas de conversão você deve levar em consideração os diferentes estágios no funil de vendas.

O cálculo pode ser feito com a divisão dos leads qualificados pelo número de oportunidades geradas ou o número de oportunidades divididas pelo número de clientes.

4. Taxa média de fechamento

Agora, se você quer ver a relação total entre o número de entradas no pipeline e o número de consumidores que de fato se tornaram clientes, então o cálculo deve ser feito da seguinte forma:

Negociações fechadas / total de leads no pipeline

Essas duas últimas métricas auxiliarão também na melhora da performance individual de cada representante de vendas. 

5. Duração do ciclo de vendas

Seu ciclo de vendas depende dos fatores já citados e da dinâmica de vendas da sua solução.

Mas ele também deve ser monitorado, para que as oportunidades sejam trabalhadas dentro do tempo determinado. 

6. Valor do pipeline

O valor do pipeline é calculado com base no valor total de negociações postas no mapa.

Esses dados auxilia na previsão de vendas para os próximos meses e também determina se são necessárias a geração de outras oportunidades a curto, médio e longo prazo.

Como gerenciar seu pipeline?

Para ter um pipeline funcionando bem, além da montagem é preciso cuidar da manutenção e da gestão do mesmo.

Realize reuniões de revisão de pipeline de vendas

Manter uma frequência de reuniões de revisão do seu pipeline de vendas auxilia na atualização do status das negociações, dos esforços necessários para atingir os objetivos traçados e da efetividade da sua equipe.

Defina a frequência dessas reuniões e os períodos de análise, além de quem irá participar de cada uma delas.

Use um CRM para acompanhar seus negócios

Uma ferramenta de CRM é fundamental para a construção e gestão do pipeline de vendas.

Esse tipo de recurso torna tudo mais visual, com as informações acessíveis para o time e também facilita a organização e poupa tempo de cada representante comercial.

 Saiba mais sobre o tema em: 10 Melhores Softwares para CRM de Vendas em 2022

Incentive a colaboração

A colaboração entre os representantes de vendas e os líderes também faz diferença.

Por isso, estimule essa colaboração através de métricas de equipe, do estímulo da comunicação e do compartilhamento de experiências entre os vendedores e, mais uma vez, com o uso de uma ferramenta de CRM que possibilite uma distribuição justa e transparente dos leads. 

Crie relatórios de pipeline de vendas

Se você não acompanha as métricas do seu pipeline de vendas, grande parte da estratégia vai para o ralo.

Portanto, além de definir as métricas, como já recomendamos, crie relatórios que mostrem a evolução de cada uma delas.

Muitos CRMs já criam esses relatórios de forma automática.

Você pode aproveitar as oportunidades como as reuniões de revisão para revê-las com o time de vendas.

Evite tarefas manuais

Tudo o que pode ser automatizado facilita o trabalho da equipe de vendas e diminui o tempo de espera de um lead.

Você pode explorar seu CRM ou conectá-lo com outras ferramentas para mensagens automáticas de atendimento no seu site, WhatsApp e redes sociais, por exemplo.

Outras automações, como fluxos de e-mails, funcionam muito bem para nutrição e qualificação de leads que ainda não estão prontos para a abordagem comercial.

Para o pós-venda, a automação também é um recurso de grande valia para manter um relacionamento e a presença da marca.

 Leia mais - Automação de Vendas: Entenda Tudo Sobre a Estratégia

Personalize vários pipelines de vendas

Se sua empresa trabalha com diversos tipos de serviços ou de produtos, se tem diferentes dinâmicas e times de vendas (como Inside Sales, Inbound Sales e Outbound Sales) ou se quer se posicionar em novos mercados, vale a pena desenhar diferentes pipelines de vendas.

Estes devem levar em consideração as especificações e necessidades de cada exemplo citado.

Comece seu pipeline de vendas!

Com essa estratégia você fortalece sua estratégia, seus resultados e seu time de vendas.