Como Fazer um Plano de Ação para os Clientes da sua Agência? Especialistas Respondem

Um planejamento e uma boa execução das ações de marketing estão de mãos dadas na hora de conquistar resultados para os clientes da sua agência.

E o plano de ação é o primeiro documento necessário nesse processo estratégico. 

Pensando nisso, preparamos este conteúdo.

Conversando com especialistas do mercado, reunimos as melhores dicas e direcionais para que você possa criar um plano de ação fora da curva para seus clientes. 

Continue a leitura!

Importância do plano de ação para a atuação das agências

O plano de ação é o documento estratégico que registra e concentra todos os esforços que serão desenvolvidos, os objetivos definidos em conjunto com o cliente, os recursos empregados para atingi-los e as métricas de acompanhamento dos resultados. 

Ele auxilia na distribuição das tarefas e dos responsáveis, a controlar o fluxo de atividades e os prazos, a organizar e a monitorar as evoluções em cada ponto descrito. 

Um bom plano de ação melhora a produtividade da equipe e garante, junto com a execução das ações, a satisfação do cliente.

Afinal, por mais que os contratos fechados possam ter um período mais longo, como um semestre ou um ano, todo cliente espera ver o retorno do investimento feito com a agência acontecendo em menos tempo.

Quais são as etapas do plano de ação?

Um plano de ação pode ser dividido em 6 etapas principais e conversamos com Renan Lara, CEO da Agência Pliz, para conhecer cada uma delas.

Entenda também esses processos de um plano de ação para agências:

Criação do briefing

O primeiro passo para criar um bom plano de ações é reunir as informações relevantes em um só lugar.

E, nesse caso, a elaboração do briefing é o que funciona melhor. 

Aqui, além das informações, necessidades e histórico do cliente, é preciso ter também a definição dos objetivos com clareza.

Sem isso, o plano não pode ser desenvolvido.

Pesquisa

A segunda fase é a da pesquisa.

Nela, você e sua equipe devem se concentrar em conhecer a fundo o mercado de atuação do cliente, com análise da concorrência.

Além disso, precisam entender qual é o público do cliente e as características da região e do mercado onde o cliente atua. 

Planejamento

Com esses pontos anteriores definidos com clareza e estudados a fundo, chega o momento do planejamento.

Nessa etapa são definidos os esforços, responsáveis, prazos, canais, recursos e materiais necessários, construindo ações e estratégias que buscarão atingir os objetivos do cliente.

Junto com a etapa de planejamento, também é criado o cronograma dessas ações e materiais.

Execução

Seguindo o planejamento e o cronograma, iniciam-se as execuções das atividades. 

Cada responsável deve-se atentar aos recursos disponíveis e aos prazos estipulados, para que todo o planejamento funcione.

Monitoramento

A fase de monitoramento acontece em paralelo à fase de execução.

Nela, as metas e métricas são acompanhadas (falaremos mais sobre elas adiante), para entender se os esforços estão dando os resultados previstos e esperados. 

O acompanhamento deve ser constante por parte dos responsáveis por cada atividade, até mesmo para que melhorias e ajustes possam ser rapidamente feitos.

Renan recomenda que o acompanhamento seja feito também através de um relatório de funil de leads ou de vendas mensal, de acordo com o objetivo apontado no início do plano de ação.

E que esse relatório seja apresentado ao cliente, mensalmente, de preferência em reunião.

Encerramento

Um plano de ação não é infinito.

A estratégia precisa em algum momento ser encerrada e revista para o próximo período.

Assim, defina em conjunto com o cliente o prazo deste plano, que pode ser semestral, anual ou até mesmo ter um período personalizado, no caso de campanhas de lançamento ou de sazonalidade, por exemplo.

Mais uma dica do Renan: “encerre o período do plano de ação com um relatório mostrando toda a evolução e as conquistas do projeto.”

Como fazer um plano de ação para os clientes da sua agência?

Siga esse passo a passo validado por especialistas para criar o plano de ação para seus clientes:

Determine bem os objetivos

Reforçamos mais uma vez: sem um objetivo claro não existe plano de ação.

Segundo Dilgeane Cruz, uma das responsáveis pelo atendimento da Neil Patel Brasil, existem três definições que precisam ser feitas para dar início ao planejamento estratégico.

São elas:

• Ter bem traçado o objetivo do cliente;
• Ter bem traçada a dor e os problemas do cliente;
• Entender se ele possui metas e se é possível mensurar essas metas.

Foque mais no curto prazo (a não ser que o cliente esteja disposto a esperar)

O cliente está empolgado no início de um novo planejamento e ansioso por ver os resultados aparecerem.

Por isso, saiba distribuir as atividades do plano de ação para ter algum retorno já no curto prazo.

Segundo Renan Lara, o cliente espera resultados rápidos.

A não ser que o cliente sinalize que está disposto a esperar, mantenha o foco no curto e médio prazo e estenda as demais ações como manutenção desses resultados no longo prazo.

 Confira: Plano de Mídia Paga 2022: Guia para Criar Anúncios Online

Estabeleça metas que poderão ser medidas

O acompanhamento do plano de ação só pode ser realizado em comparação com a evolução e alcance das metas desejadas.

Desta forma, as metas também precisam ser claras e mensuráveis. 

Por exemplo, não adianta o cliente definir que quer aumentar o faturamento de vendas.

É preciso ser mais específico e incluir em que valor, em quanto tempo e com que recursos.

Defina os KPIs junto com o cliente

Como nos explica Renan:

“É importante definir as métricas de acompanhamento em conjunto com o cliente, pois elas precisam ser relevantes para ele. E normalmente o cliente está mais interessado em KPIs relacionados ao faturamento, ticket médio, número de vendas, retorno sobre o investimento”. 

Ainda sobre os KPIs, Mayara Oliveira, da Neil Patel Brasil, nos aponta ainda a importância de definir essas métricas:

“O centro das ações é o usuário, não tem jeito. Desse modo, uma rotina eficiente de acompanhamento depende do estabelecimento de KPIs, ou seja, das métricas indicadoras de performance. A partir delas, acompanhamos os processos e o quanto eles realmente aproximam a marca das metas previamente estabelecidas. Tais metas são o ponto de partida para a criação de ações estratégicas e seu monitoramento”. 

 Leia também: 8 KPIs de Vendas e Marketing que os Líderes Querem ver no seu Dashboard

Defina prazos para entregas da agência e do cliente (SLA)

Os prazos devem ser alinhados para que as ações ocorram como previsto no plano de ação.

E isso vale tanto para os prazos de entrega da agência, como os envios e aprovações por parte do cliente.

Para que não haja problemas na comunicação e na fluidez dos processos, defina também com o cliente um SLA (Service Level Agreement), contendo detalhes das responsabilidades de ambas as partes.

Dilgeane Cruz da Neil Patel nos relembra:

“É essencial sempre trazer a importância na execução de cada tarefa por parte do cliente, a fim de garantir que será realizada e que o cumprimento destas irá auxiliar no alcance de seus objetivos”. 

Faça projeções de resultado (com base em dados!)

Projeções de resultado também são interessantes de serem incluídas no plano de ação.

Como nos explica Renan, essas projeções precisam ser criadas a partir de dados e do histórico do cliente, tanto de vendas, quanto de investimento. 

Assim, é possível entender quais ações trazem melhor resultado, quais são as taxas de conversão e quais esforços são necessários para atingir as metas desejadas.

Mas, mais uma vez, essas projeções precisam ser baseadas em dados, para não gerar frustrações no cliente e desentendimentos futuros.

Defina prioridades

Não podemos abraçar o mundo.

Por isso, o plano de ação precisa ter suas prioridades definidas.

Essas prioridades determinam três coisas: esforços, recursos e prazos. 

Frameworks para priorizar tarefas

Uma boa ferramenta para definição de prioridades são os frameworks.

Com eles, essa definição fica mais visual e clara para todos os envolvidos, equipe e cliente.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisão, produtividade, gerenciamento de tempo e de tarefas.

Com ela, as questões são divididas em quadrantes, de acordo com importância e urgência.

ICE Score

Sigla para Impact, Confidence, Ease (Impacto, Confiança e Facilidade), a metodologia ICE auxilia na priorização e na decisão. 

Com ela, os parâmetros e pontuações são definidas, com o auxílio dos profissionais mais impactados nos processos discutidos.

Cada membro do grupo atribui então uma pontuação de 0 a 10 na relevância dos critérios, somam-se todas as pontuações de cada membro da equipe e a conta individual é feita:

Envolva os colaboradores

Cada um dos responsáveis pelas atividades pode e deve ser envolvido na criação do plano de ação.

Assim, conhecimentos mais técnicos são colocados na mesa para somar esforços e definir as prioridades.

Crie uma representação visual do plano de ação

Outra dica da Dilgeane Cruz, da Neil Patel Brasil, cabe bem aqui: a criação de uma representação visual do plano de ação, para facilitar o entendimento do cliente.

“Acredito que cada plano de ação precisa ter muito bem uma Matriz RACI, quando se trata de um cliente que precisa de algo mais visual. É uma ferramenta utilizada para otimizar a gestão de projetos, que torna mais claras as atividades e indivíduos envolvidos. Faço isso em uma planilha mesmo, já com as atividades e definindo quem são as pessoas responsáveis por cada atividade”.

Faça checklists

Para ajudar no monitoramento das ações e evoluções, você pode fazer uso de checklists.

E, para um controle ainda mais efetivo, quebrar o plano em tarefas menores e responsáveis. 

Esses checklists podem inclusive ser as pautas para reuniões de acompanhamento interno com a equipe.

Tenha sempre um plano B

Não espere algo dar errado ou uma estratégia não funcionar para só então pensar em uma alternativa.

Já desenhe no plano de ação estratégias paralelas, caso os resultados esperados não sejam atingidos ou algo não passe pela aprovação do cliente. 

 Acesse agora: Planejamento Estratégico de Marketing: O que é e Como Fazer

Faça as correções necessárias, mas mantenha o foco no plano de ação

Adaptar o plano de ação ou fazer ajustes para melhorias ao longo da execução não significa que você precisa ajustar todo o plano. 

Ele precisa sim ser maleável, mas lembre-se de que você e sua equipe colocaram um grande esforço para esse planejamento e o ideal é que ele não seja abandonado.

Metodologias de plano de ação

Ferramentas e metodologias de criação e de acompanhamento de plano de ação vão ser muito úteis no seu trabalho.

Por isso, reunimos as principais aqui:

5W2H

Para que você não pule nenhuma etapa importante, você pode utilizar o checklist 5W2H.

Utilize a estrutura:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

Nossa parceira Dilgeane Cruz faz uso dessa ferramenta e defende:

“Recomendo utilizar o 5W2H – mostrando bem definido o que será feito, o porquê daquele plano de ação ser realizado, onde e quando será feito e o responsável. Além de inserir como será feito e se terá algum custo financeiro para isso”. 

PDCA

A metodologia PDCA consiste em 4 etapas:

• Planejar (Plan): definir os objetivos e ações para alcançá-los;

• Fazer (Do): engajar os responsáveis para dar sequência à execução do que foi planejado;

• Checar (Check): supervisionar as ações e resultados;

• Agir (Act): levantar e analisar os dados das execuções, a fim de entender se melhorias precisam ser aplicadas.

SMART

SMART é a sigla para Specific (específico), Measurable (mensurável), Attainable (atingível), Relevant (relevante) e Timely (oportuno).

Sem essas definições, o objetivo fica solto e corre o risco de você não saber se seu plano de ação está alinhado. 

As metas definidas no plano de ação devem seguir esses atributos para serem consideradas objetivos inteligentes.

Veja alguns exemplos de objetivos “SMART”:

Ver e Agir

Focada na resolução de problemas, a metodologia “Ver e Agir” é muito útil quando algum imprevisto ou mudança mais drástica acontece com o plano de ação já em execução.

São 5 etapas:

• Definir: levantar os problemas e trocar ideias de resolução com a equipe;

• Priorizar: escolher a ordem dos problemas para resolução, com os mais urgentes com prioridade;

• Descrever: estruturar em detalhes como cada problema será resolvido;

• Executar: colocar em prática as ações programadas;

• Monitorar e recolher dados: através dos índices relacionados acompanhar a eficiência das ações para a resolução dos problemas.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa busca oferecer uma ferramenta para controle de qualidade e identificação de problemas. 

No diagrama, em formato que lembra um peixe, é preciso definir o problema, encontrar as possíveis causas, identificar a causa principal e planejar as ações para resolvê-la.

Modelos de plano de ação

Caso você deseje criar o seu plano de ação utilizando ferramentas como Trello, Asana, Notion ou Creately, essas plataformas possuem templates prontos que você pode adaptar conforme a sua necessidade.

Confira os modelos de plano de ação em cada uma dessas ferramentas:

• Modelos de marketing e gestão de projetos (Trello);

• Modelos para planejamento, estratégia e campanha de marketing (Asana);

• Marketing templates (Notion);

• Templates de plano de ação (Creately).

Perguntas frequentes sobre plano de ação

O que é plano de ação?

Um plano de ação é um documento de registro, execução e acompanhamento da estratégia para atingir determinada finalidade.

Nesse arquivo estão todos os objetivos, metas, esforços, recursos, métricas, atividades necessárias, distribuição das tarefas, responsáveis e prazos.

Quais são os tipos de plano de ação?

Plano de ação empresarial

Criado para atingir os objetivos de uma empresa, direciona os esforços e equipes responsáveis para chegar a essas metas.

Plano de ação pessoal

O plano de ação também pode ser utilizado por pessoas para atingir os objetivos que desejam em suas vidas pessoais.

E esse tipo de plano pode ser usado com diferentes finalidades, como melhoria de carreira, relacionamentos, desenvolvimento pessoal, etc.

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Um plano de ação eficiente depende dos objetivos de cada cliente e da maneira como cada um objetiva transmitir credibilidade e autoridade dentro de sua área de atuação.

Explore as dicas dos nossos especialistas para criar planos de ação cada vez mais robustos e atingir resultados ainda mais altos!