10 Ferramentas de Gerenciamento de Projetos e como Escolher

A vida em um departamento de marketing ou uma agência de marketing digital até funciona sem ferramentas de gerenciamento de projetos. Mas ela é muito mais difícil do que deveria. 

O volume de informações e os prazos apertados fazem com que essas ferramentas sejam simplesmente indispensáveis. E muito mais do que cadastrar tarefas, elas permitem um olhar detalhado sobre a performance da equipe inteira. 

É muito comum gestores que acreditam que não precisam de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. E é engraçado: essas pessoas, quando testam, não conseguem mais parar de usar. 

Hoje vou te mostrar toda a mágica que as ferramentas de gerenciamento conseguem trazer para o seu marketing. Mágica essa que eu mesmo vivi trabalhando com várias delas. 

E no final, trago também minha recomendação das 10 melhores. Vamos começando?

O que são as ferramentas de gerenciamento de projetos?

Primeiro o básico para quem não sabe exatamente o que elas são e fazem: as ferramentas de gerenciamento de projetos são softwares usados para criar tarefas e, através delas, organizar a produção do seu marketing.

Aliás, não necessariamente do marketing. Enquanto algumas ferramentas são voltadas especialmente para a realidade da produção de agências, outras também funcionam em outras ocasiões. 

Aliás, um dos exemplos que vou te mostrar no final do texto (o Jira) é tão robusto e tem tantas funcionalidades que o uso pelo marketing fica até difícil. 

A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos oferece as seguintes funcionalidades: 

• Organização de tarefas através de cards;
• Cada card com seu responsável e pessoas que trabalham no job; 
• Possibilidade de customizar as etapas dessas tarefas direto no card; 
• Checklist de conclusão; 
• Separação por projetos; 
• Indicador de prazos; 
• Tempo na tarefa; 
• Comunicação dentro dos próprios cards; 
• Módulo financeiro; 
• Permissões específicas para cada usuário; 

Dentre outras, mas essas são as principais. Veja um exemplo aqui da Leadster, onde usamos o Asana. Essa é a lista de etapas do card de escrever esse texto:

As ferramentas de gerenciamento de projetos têm um objetivo simples: ajudar a equipe nos seus esforços colaborativos. E isso é importantíssimo em qualquer tarefa de marketing. 

Um pouco mais sobre isso agora: 

Vantagens de trabalhar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Já começamos a elaborar sobre os motivos de trabalhar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, sendo a colaboração a mais importante. 

Mas existem outros, operacionais e relacionados à inteligência comercial, que também mais que justificam o uso de uma ferramenta assim. 

Uma experiência pessoal: qualquer agência ou departamento de marketing precisa de uma ferramenta dessas. Hoje em dia elas são tão necessárias quanto um computador de trabalho. 

Vamos nos aprofundar sobre esses motivos agora: 

Controle da equipe

Um dos pontos mais importantes da gestão de projetos é o acompanhamento do desempenho da equipe. 

A maioria das ferramentas, senão todas, permitem a criação de prazos personalizados tanto por job quanto por cada etapa da conclusão desse job. 

No exemplo do Asana logo acima você pode ver isso com mais precisão. Para que esse texto que você está lendo ficasse pronto para a publicação, tinham 7 etapas anteriores, cada uma com seu prazo. 

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos vão além, incluindo cronômetros para cada uma das etapas do trabalho e contando o tempo gasto no job em geral. 

Isso é especialmente importante para agências – o lucro que elas têm está diretamente relacionado no tempo que os trabalhadores passam em cada etapa, já que a precificação normalmente é feita através da quantidade de peças produzidas mensalmente. 

Então, se eu sou uma agência e estou cobrando R$ 5.000 por mês do meu cliente, o tempo gasto para a conclusão de todas as tarefas não pode ultrapassar os custos operacionais de manter a equipe. 

Controle dos prazos

Um pouco mais sobre os prazos porque, em muitos casos, o trabalho do marketing é uma grande corda bamba – você precisa entregar o melhor resultado possível em um prazo bastante curto. 

Prazos curtos acabam gerando uma dificuldade extra no marketing. Como o volume de produção costuma ser alto e essa própria produção é bastante variada – existem posts, blogs, vídeos etc. – é bem fácil se perder. 

E se perder em tarefas de marketing é bastante complicado. Muitas peças e campanhas têm prazos curtos porque são sazonais. 

Imagine furar todos os prazos de uma campanha de Natal e não ter tempo para lançá-la na data? 

As ferramentas de gestão de projetos permitem uma visualização muito eficaz dos prazos, sendo que a maioria delas inclusive informa o atraso por e-mail para todos os envolvidos no job. 

🔎 Leia também: O que é Gestão de Vendas, Dicas e Ferramentas

Comunicação melhor

Uma das melhores funções das ferramentas de gerenciamento de projetos é a possibilidade de comunicação em cada job dentro do seu cartão correspondente. 

E cada etapa exige uma comunicação que, embora simples, não pode ser ignorada. Avisar para o próximo da fila que ele já pode começar a trabalhar e oferecer informações etapa por etapa evita confusões. 

Imagine ter que pedir materiais ou confirmações via Slack ou Google Chat para cada etapa de cada job que sua equipe for fazer? Difícil, confuso e a possibilidade de gerar erros é enorme. 

Essa comunicação também vai te poupar bastante tempo. Em cada etapa, o responsável tem ali na sua frente tudo o que ele precisa para começar a trabalhar. 

E mesmo quando ele precisar conversar com outras pessoas, o card serve como uma referência ao job. Ninguém precisa dizer “lembra aquele job X, do cliente Y, que você estava fazendo semana passada?”. É só enviar um link e pronto. 

Organização das entregas

Outro ponto que pouca gente se prepara em tarefas de marketing digital é a disciplina de entregas.

Ok, o job terminou. Onde estão as peças? Quem vai mandar para a aprovação e quando? A peça foi aprovada? Teve alterações? Quando vamos publicar?

Veja só como o trabalho é longo mesmo depois da sua “conclusão”. A regra de ouro do marketing é: só termina quando publica. Organizar a entrega é fundamental para evitar problemas. 

E esses problemas fazem uma equipe parecer amadora. É algo difícil de dizer, mas é verdade. 

Você está vendo como essas etapas pós-finalização de uma peça são importantes de organizar, mas quem recebe a peça não vê assim. Essa etapa é vista como a mais simples, e errar nelas é visto como errar em algo simples. 

A dica: organize para não errar. E isso as ferramentas de gerenciamento de projetos fazem muito bem. 

🔎 Leia também: [Guia completo] Como ter sucesso no pós-vendas

Visão macro

A vida em uma agência ou departamento de marketing pode ser bem caótica. Mídias diferentes, campanhas diferentes, tráfego pago, tráfego orgânico, geração de leads…

É muita coisa acontecendo ao mesmo tempo. E em agências, isso é multiplicado pela quantidade de clientes que ela atende. 

As ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem dashboards de visualização macro, que podem ser acessadas a qualquer momento e mudam de acordo com o perfil. 

Por exemplo: um designer vai ver só os projetos que ele tem para fazer em um período que ele seleciona – hoje, essa semana, esse mês e esse trimestre. 

Já uma gestora vai ter uma visualização da sua equipe: o que seus designers, redatores e gestores de projeto estão fazendo. 

E o nível de visualização vai só subindo, permitindo uma visão compreensiva de tudo o que está sendo produzido na agência e tudo o que está programado, com datas de conclusão, prazos, datas de publicação e alterações. 

🔎 Leia também: Atendimento Comercial - O que é e Como Usá-lo para Vender Mais

Existem muito mais pontos que a gente pode tratar sobre as ferramentas de gerenciamento de projetos. Mas acho melhor a gente se aprofundar no que cada uma oferece para continuar essa conversa.

10 ferramentas de gerenciamento de projetos para conhecer 

Conhecer essas ferramentas de gerenciamento de projetos é o primeiro passo que você vai dar para a organização do seu marketing ou agência. 

Recomendo muito que você faça alguns testes e veja quais fazem sentido para a sua realidade. Vou incluir detalhes de precificação e free trial em cada um dos itens. 

Também vou tentar incluir o máximo possível de exemplos práticos, com prints e vídeos, para você realmente entender como cada plataforma funciona, beleza? 

Então vamos começar: 

Studio

O Studio era o antigo iClips, que foi adquirido pela Rock Content com pouquíssimas mudanças em 2019. Em 2021, o novo nome passou a valer. 

Essa ferramenta de gerenciamento de projetos é simples na aparência, mas é uma das poucas que conta com cronômetro de atividades, um dos seus maiores diferenciais. 

Esse cronômetro funciona através de um botão play. Todas as etapas têm um botão assim, que o trabalhador precisa apertar quando ele começa a trabalhar. 

Quando ele termina, ele passa a etapa pra frente e o seu tempo total fica registrado. O interessante é que se o trabalhador tiver múltiplas tarefas, é possível visualizar seu tempo total e o quanto ele gastou em cada uma delas. 

O maior diferencial do Studio é realmente esse cronômetro. Ele permite um controle muito maior da gestão, que tem um olhar micro sobre o desempenho de cada tarefa e encontra gargalos com muita facilidade. 

E na parte de gestão de projetos ele também funciona dentro dos padrões do mercado. A comunicação é fluida, o cadastro de tarefas é simples e ele também permite 4 tipos de visualização e análise por período. 

O Studio tem versão free, que apesar de servir mais para operações muito pequenas, também pode servir como teste. 

Asana

O Asana também é uma ótima plataforma de gerenciamento de projetos, se diferenciando mais do Studio pela possibilidade de personalização das visualizações. 

Com ela, é possível ter relatórios dos mais básicos aos mais avançados, e visualizações de tarefas seguindo também esse padrão. 

Veja um exemplo: 

Essa é a nossa visão geral do calendário de conteúdo, mostrando as peças que estamos fazendo nesse momento e as etapas que elas estão. Cada card tem suas próprias etapas, e os próprios cards estão divididos em grandes categorias – “Em produção”, “revisão” etc.

Mas uma outra visão permite um entendimento muito maior da relação de cada peça com a estratégia de marketing: 

Esse Webinar é um grande material, e tem vários outros menores relacionados a ele. Essa relação, construída na lógica do Asana, é representada visualmente. 

Mas isso é mais complexo. Para o dia a dia, a maioria dos seus funcionários vai ver uma tela mais simples, mas mesmo assim mesmo essa tela é altamente personalizável. 

O maior diferencial do Asana é essa transformação de acordo com o que cada usuário prefere ver. 

O Asana é pago, mas tem uma versão grátis com algumas limitações. Confira os preços. 

Trello

De todas as ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello é a mais popular e também a mais simples. 

Ele permite a criação de cartões. Dentro desses cartões, você pode adicionar imagens, criar etapas que podem ser marcadas como concluídas, criar identificadores, marcar pessoas da sua equipe e fazer comentários. 

Acompanhe esse exemplo direto no link.

A organização desses cards é completamente personalizável. Você cria grandes categorias e organiza seus cartões em cada uma delas de acordo com as suas necessidades. 

Dessa forma, o Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que funciona com qualquer coisa: desde a organização do seu marketing até processos empresariais mais avançados. 

Jira

A Atlassian é responsável por uma suite de ferramentas de gestão de projetos extremamente avançadas, com base nas metodologias ágeis e no desenvolvimento de produtos. 

O Jira é a sua ferramenta mais popular, contando com três versões: 

• Jira Work Management – a versão mais simples; 
• Jira Service Management – voltada para operações de T.I.; 
• Jira Software – para criação de softwares e gestão de produtos com Agile; 

A versão que eu te recomendo para projetos de marketing é o Jira Work Management. Ele tem funcionalidades muito similares aos que apresentamos até agora, mas seu diferencial está nos seus templates prontos. 

Tudo o que falamos até agora o Jira tem. Organização de prazos, determinação de prioridades, tracking de tarefas, visualizações personalizadas – tudo já vem incluso. 

Como a plataforma é bastante complexa e tem funcionalidades que você vai descobrindo ao longo do tempo, esses templates prontos te ajudam a já começar em um ambiente mais familiar e ir avançando conforme você vai se sentindo mais confortável. 

O Jira é pago, mas você pode testá-lo por 10 dias sem cartão de crédito, com todas as funcionalidades liberadas. 

Click Up

Eu pessoalmente já usei todas essas ferramentas de gerenciamento de projetos até agora, incluindo o Click Up.

A minha experiência com ele foi ambígua, mas os resultados que ele trazia para a empresa eram ótimos. 

Isso porque o Click Up não é necessariamente uma ferramenta de gerenciamento de projetos pronta, que você abre e usa. Ele funciona quase como um ambiente de programação – é necessário criar a sua infraestrutura manualmente. 

O interessante disso é que você pode colocar o que você quiser no software e integrá-lo com praticamente qualquer coisa via API. O complicado é que você vai precisar de alguém que saiba utilizá-lo muito bem. 

Google Drive

O drive é gratuito, e você só paga caso queira aumentar a sua capacidade de armazenamento. 

A questão é que o Google Drive, apesar de ser uma ótima suite para uso individual, não foi feito pensando no uso de uma equipe inteira colaborando. 

Ele pode ser usado assim. Usando a Agenda, você consegue determinar quais são as próximas tarefas a serem feitas, mas de um jeito bem rudimentar. 

Usando o Google Docs, você permite o compartilhamento de pastas e documentos de um jeito muito eficiente, mas sem comunicação. 

E o Google Chat, que permite essa comunicação, também tem um uso mais restrito. 

No geral o Google Drive é uma ótima suite de apoio a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, mas sozinho ele não é o mais recomendado. 

Monday.com

O Monday é quase uma mistura de Jira com Asana. Ele permite visualizações personalizadas e a criação de fluxos de trabalho também personalizados, com um nível de detalhes bem alto. 

A plataforma é bastante robusta e vem ficando melhor a cada dia que passa. Vale bastante a pena assistir o vídeo abaixo para entender tudo o que o Monday.com consegue te oferecer:

Zoho Projects

Criar listas de tarefas, subtarefas, categorias e ficar de olho no trabalho sendo realizado é a principal função das ferramentas de gestão do mercado. 

O Zoho Projects oferece tudo isso. O maior motivo dele não ser tão popular no mercado brasileiro é que outras ferramentas já cumprem bem o papel de software de gestão de projetos mais básico e barato. 

E o melhor que o Zoho oferece é justamente isso: preço baixo e recursos simples de começar a usar.

 Ele é gratuito para até três usuários, e seu plano mais caro custa US$ 10.

Veja a demonstração no vídeo abaixo: 

Qual é a ferramenta de gerenciamento de projetos que mais combina com você?

Escolher a ferramenta certa é fundamental para o sucesso da sua gestão de projetos. Sem uma, fica muito difícil controlar tudo o que acontece no seu marketing. 

Mas antes de fazer essa contratação, é muito importante que você procure entender quais são as suas necessidades, forças e fraquezas. 

🔎 Leia também: Como Fazer um Bom Orçamento para Cliente e Fechar Mais Negócios – Dicas e Passos Essenciais

Veja o exemplo do Click Up: se você não tem tempo nem disposição para aprender como a plataforma funciona, é melhor contratar outra mais simples. 

E agora veja o exemplo do Studio: se você precisa de mais personalização na criação dos seus fluxos, talvez ele não seja a melhor escolha. 

Siga esse caminho que é sucesso – pense de antemão no que você vai precisar. E aí procure a ferramenta que faça mais sentido pra você, e faça o teste! 

Espero que esse texto tenha te ajudado. Temos um material que vai te ajudar ainda mais a organizar sua produção: modelos de briefing grátis! 

Obrigado pela leitura 😉