Reunião de Vendas: Como Criar um Roteiro para uma Reunião Eficiente

Muitas vezes, as reuniões de vendas podem acabar sendo desgastantes, rotineiras ou até mesmo desmotivadoras.

De acordo com uma pesquisa, os vendedores passam 12% do tempo participando de reuniões internas.

Isso equivale a mais de 19 horas por mês. 

Reuniões sem foco não apenas desperdiçam tempo, mas provavelmente estão também afetando o desempenho e o engajamento dos representantes comerciais durante a semana.

É por isso que vale a pena planejar com o máximo cuidado as reuniões projetadas para motivar os representantes e prever as vendas, para tirar o melhor proveito delas.

Esse post pode te ajudar muito se você consegue reconhecer algum desses problemas no seu negócio:

• Preso em uma rotina: Reunião sempre guiada pela mesma pessoa, agenda repetitiva, nada para mudar e dinamizar.

• Não envolvente: o conteúdo ou a estrutura da reunião não foi projetado para obter a participação ativa de todos.

• Muito longa: Às vezes, uma reunião de vendas pode começar bem, mas continua por tanto tempo que se torna desmotivadora e desgastante.

• Unilateral: os representantes de vendas sentem que a reunião existe para pressioná-los a atingir suas metas, em vez de apoiá-los, então eles param de trazer problemas reais e param de se envolver.

Se você estiver enfrentando algum desses desafios, é hora de fazer uma renovação nas reuniões da sua empresa. 

Nesse artigo, você aprenderá a estruturar um modelo flexível para suas reuniões de vendas para mantê-las sempre atualizadas, verá maneiras de encontrar o valor mensurável dessas reuniões e dicas de solução para quaisquer problemas que encontrar ao longo do caminho.

E no final ainda trouxemos dois bônus de ideias para aplicar no seu negócio!

O que é reunião de vendas?

Primeiro, vamos definir uma reunião de vendas para que você entenda exatamente do que estamos falando nesse post: uma reunião de vendas é um encontro interno entre os líderes de vendas e os vendedores de uma empresa.

Ao contrário de uma reunião de vendas externa, essa reunião é apenas para participantes internos e destina-se a fornecer aos membros da equipe de vendas as informações necessárias para que façam bem seu trabalho. 

Normalmente, os líderes de vendas (como um gerente de vendas, diretor ou vice-presidente) realizam a reunião e os representantes de vendas participam.

Os líderes destacam atualizações importantes que podem incluir:

• Desempenho de vendas atual;

• O que é mais importante para os líderes;

• Insights competitivos;

• Quais devem ser as próximas prioridades da equipe.

Os assuntos tratados nas reuniões serão diferentes se você estiver realizando uma reunião de vendas semanal, uma revisão trimestral, um lançamento anual de vendas ou qualquer outra coisa. 

Normalmente durante uma reunião interna de vendas, os membros da equipe se reúnem para discutir metas organizacionais, abrir negócios de vendas e fazer anúncios da empresa.

As dicas que trouxemos nesse post ajudarão você a se manter no caminho certo, mostrar reciprocidade por sua equipe e ser o mais eficiente possível em suas reuniões de vendas, não importa o que você esteja discutindo naquele dia.

Qual é a importância das reuniões de venda?

As reuniões de venda são extremamente benéficas para negócios de todos os tamanhos e de diferentes setores.

Não importa quais são as metas e as estratégias específicas de vendas do seu negócio, em qualquer cenário a sua empresa terá inúmeras vantagens em aplicar a reunião de vendas no processo interno.

Esses encontros com a equipe são cruciais para alinhar todos os colaboradores do time na mesma página e criar uma sinergia para trabalhar em prol do mesmo objetivo. 

É fundamental dar espaço para os vendedores expressarem seus principais desafios, suas preocupações e também suas conquistas.

Além disso, é nesse momento que as metas serão discutidas e alinhadas com toda a equipe e os gerentes pode aproveitar esse momento para compartilhar insights com uma visão mais macro do negócio para auxiliar quem está na linha de frente. 

Por essa razão, é primordial que os gerentes de vendas tenham maestria para conduzir a reunião de forma fluída e objetiva.

Entretanto, é perceptível que muitas empresas ainda conduzem reuniões de maneira pouco estruturada, acreditando que reunir as pessoas em uma sala é suficiente. 

Apesar da intenção por trás dessa iniciativa ser boa, aquelas reuniões conduzidas sem organização podem causar impacto negativo nos seus negócios.

Além de serem um desperdício de tempo para os colaboradores, ainda não produzem nenhum resultado de valor e não trazem clareza para os próximos passos possíveis. 

Portanto, se você quer evitar esses emaranhados que atrapalham o fluxo dos processos internos da sua empresa, você precisa dar à devida atenção no planejamento e execução de uma reunião de vendas eficiente e efetiva.

Dessa forma, você pode contribuir para que as equipes de vendas sejam ainda mais produtivas, impactando diretamente no resultado das vendas. 

Como é uma reunião de vendas ideal?

Ser um mestre das negociações não é suficiente se o processo para chegar até a negociação deixa a desejar!

A reunião de vendas é a base para que as vendas ocorram de forma fluída. 

Somente através do planejamento preciso de cada etapa da área comercial é que os resultados desejados são alcançados sem esforços mirabolantes, já que tudo é previamente estruturado, organizado e calculado.

Portanto, antes de fazer reunião com os clientes potenciais, é imprescindível reunir o time interno para analisar os indicadores, identificar possibilidades de vendas em cada fase do funil, e dessa forma, arquitetar estratégias que serão de fato infalíveis. 

O primeiro passo é preparar a reunião de vendas com toda a equipe, considerando todos os detalhes para que nenhum ponto seja deixado para trás.

Vamos entender como estruturar sua reunião e quais pontos você deve se atentar para conduzi-la da melhor forma possível. 

Habilidades para conduzir uma boa reunião de vendas

Criar conexão

O básico muitas vezes é deixado de lado.

Comece com uma apresentação e quebre o gelo com um pouco de “conversa fiada”.

Preencha o tempo com conversas e diálogos rápidos enquanto espera que todas as pessoas cheguem na sala.

Uma dica para criar conexão é fazer perguntas para os colaboradores para estimular a sinergia entre todos os participantes. 

Escutar

Uma reunião em formato de monólogo acaba sendo maçante e até mesmo desgastante para quem está na sala.

É fundamental que a reunião seja dinâmica e que todos os participantes tenham vez para se expressar.

Dê espaço para que as pessoas possam falar o que pensam e expressar suas opiniões livremente.

Sendo assim, se você estiver liderando a reunião, não esqueça de ouvir!

Tomar nota

É importante criar uma ata para registrar tudo que foi discutido e decidido na reunião.

Nossa sugestão é fazer anotações durante a reunião porque é bem possível que surjam insights úteis que norteiem os próximos passos.

Tome nota do que os vendedores que estão na linha de frente dizem, isto poderá trazer ainda mais clareza para a definição das estratégias. 

Direcionar

Cada reunião que você agendar deve ter um propósito definido.

Você precisa ter clareza de tudo que precisa dizer, incluir isso no seu roteiro e estar preparado para manter a discussão concisa e objetiva.

Em função disso, é indispensável direcionar os tópicos durante o curso da reunião para que não haja desperdício de tempo. 

Como fazer uma boa reunião de vendas com seu time comercial?

Antes de planejar sua reunião, pergunte a si mesmo: “Eu realmente preciso fazer essa reunião?”.

Se você puder resolver algum problema existente, coletar informações necessárias ou responder a perguntas em menos de 10 minutos, provavelmente não precisará realizar uma reunião. 

Em vez disso, você pode entrar em contato individualmente através do Slack ou de algum outro bate-papo interno ou até mesmo fazer uma ligação rápida de Zoom com aqueles colaboradores da equipe dos quais você precisa conversar, em vez de realizar uma reunião geral com o time todo. 

Tente evitar reuniões desnecessárias porque dessa forma, você desperdiça o tempo de todos.

Só depois que você se perguntou sobre a real necessidade de fazer a reunião, você pode seguir em frente e preparar tudo da melhor forma possível.

Trouxemos nesse artigo tudo que você precisa saber antes, durante e depois da reunião para tirar o máximo de proveito dela.  

Reunião de Vendas – pré-reunião

Definir a data e enviar uma agenda

Depois de você perceber a necessidade de marcar uma reunião, é importante comunicar de forma clara o objetivo dela para todos os participantes. 

Uma vez que você tenha definido a data e hora desse encontro, sugerimos enviar um e-mail informando sobre isso e também os principais assuntos que vão ser discutidos. 

É imprescindível que todos os participantes estejam cientes da importância de se reunir e conversar sobre as coisas que estão acontecendo para criar um alinhamento entre a equipe.  

Rever as informações mais importantes dos leads

Esteja preparado para conversar sobre os potenciais clientes, já que os vendedores podem ter muitos insights para compartilhar sobre eles.

Leve consigo uma pauta com as principais informações sobre os leads para que nenhum ponto seja esquecido.

Outra dica é fazer uma lista com os leads que estão em cada fase do funil de vendas, para que dessa forma, a visão das vendas seja macro (enxergando as possibilidades de gargalos) e micro (quantos e quais leads estão em cada etapa) ao mesmo tempo. 

Confirmar a reunião

Não esqueça de enviar um lembrete para todos os participantes para confirmar a reunião e a presença de todos.

Uma sugestão é adicionar o evento a um calendário que todos tenham acesso.

Você pode confirmar a reunião pelo menos um dia antes para que todo mundo tenha tempo para se preparar.

Reunião de Vendas – durante a reunião

Abrir com uma visão geral

No momento que todos estiverem prontos para começar, inicie a reunião falando sobre uma visão geral da área comercial.

Dessa forma você consegue alinhar todos na mesma página e todo mundo fica por dentro do que está acontecendo. 

É interessante apresentar uma visão geral do que mudou mês a mês durante o ano até o momento presente.

Isso contribui para que todos tenham uma visão macro de qual direção o barco está navegando.

À vista disso, todos entenderão como as coisas estão mudando o tempo. 

Sobre o que trazer nesse primeiro momento da reunião, sugerimos apresentar os KPIs e as recentes ações dentro do departamento.

É crucial que o panorama geral seja breve e de alto nível.

Ou seja, não se prolongue muito e traga apenas informações de valor. 

Solicitar status de oferta e atualizações individuais

Depois de ter uma visão do macro, é hora de analisar o micro.

Seria interessante que todos pudesse apresentar suas estatísticas individuais para que a perspectiva seja mais detalhada. 

O objetivo desse olhar micro é entender como cada representante está a nível individual.

Assim sendo, é possível identificar quais áreas cada um está performando melhor e quais as áreas que talvez necessitem de mais atenção e uma ajudinha extra. 

Combine previamente com todos os colaboradores quais pontos devem ser discutidos para que todo mundo fale sobre a mesma coisa. 

Além disso, quando você pedir para que cada um apresente seus status e atualizações, é importante delimitar um tempo para que cada possa traga apenas as informações mais pertinentes.

Se deixar livre, é possível que as pessoas falem demais e a reunião acabe extrapolando o tempo previsto. 

Outra coisa para se atentar é cuidar para que as pessoas que precisam de mais ajuda não se sintam constrangidas de mostrar que seus números estão abaixo do esperado.

É crucial mostrar empatia para que eles entendam que têm suporte e ajuda individual, e que há colaboratividade para que o time todo consiga bater as metas. 

Definir pontos de ação

A reunião precisa ter um destino final e esse destino é a ação.

Antes de encerrar a reunião, é fundamental definir os pontos de ação – tanto a nível de equipe, quanto a nível individual. 

Pergunte-se onde a equipe precisa chegar como um grupo.

Quais ações podem ser realizadas para aperfeiçoar os números e conseguir chegar mais perto da meta do time? 

Mas para as metas do time sejam alcançadas, é preciso trabalhar no individual para que cada um faça sua parte para chegar na meta do grupo. 

Então, foque em cada um dos representantes de forma específica.

Entenda que cada pessoa é diferente e opera de forma diferente – portanto eles precisarão de conselhos específicos para progredir e evoluir no seu trabalho.

Para prestar suporte eficiente, sugerimos que cada um saia da reunião com um objetivo traçado.

Por exemplo: agendar uma ligação diretamente com o tomador de decisão, aperfeiçoar alguma estratégia de negociação, lapidar o orçamento, aprimorar as mensagens de outreach para receber mais respostas.

Você pode discutir essas ações com cada um logo depois de eles trazerem suas atualizações pessoais.

Dessa forma, eles mostram a situação atual, revelam os pontos a melhorar e já saem com uma solução de como resolvê-los. 

Utilizar o relatório dos pré-vendedores

O papel dos pré-vendedores é essencial para segmentar e qualificar os leads antes que a primeira abordagem seja feita.

Eles fazem uma pesquisa detalhada para identificar quem são os clientes potenciais, qual é o parecer técnico de cada um e qual é a latência de dor que cada um apresenta. 

Ou seja, dedicam-se à etapa de pré-venda, facilitando o processo para que os vendedores tenham uma abordagem assertiva com cada lead.  

Essa etapa é uma peça-chave para a haja uma fluidez do funil de venda, já que muitos leads não estão preparados para comprar naquele momento, mesmo que tenham um perfil compatível para utilizar o produto ou serviço oferecidos pela empresa.

Movimentar os leads do topo até o meio do funil prematuramente pode acarretar em ruídos no processo e a perda de futuros clientes. 

Desta maneira, os relatórios produzidos pelos pré-vendedores possuem dados valiosos para a reunião de vendas em si, tais como os principais pontos de dor dos leads, suas expectativas e frustações, necessidades e desejos.

Trazer essas informações para a sala de reuniões pode contribuir para a definição de estratégias e ações. 

Ouvir a sugestão dos vendedores

Os profissionais de vendas estão na linha de frente de sua empresa conversando com os clientes todos os dias.

Isso os torna fontes inestimáveis ​​de informações quando se trata de identificar ruídos no processo.

Estar aberto a ouvi-los é prioridade! 

Eles são capazes de oferecer insights poderosos para que as estratégias de vendas sejam melhoradas.

Dê espaço para que eles expressam suas observações e leve em considerações as sugestões vindas deles. 

Falar sobre as tendências do mercado

As tendências do mercado não podem ficar de fora da sua reunião de vendas!

É fundamental que todos os membros da equipe estejam por dentro do que está acontecendo no mercado, sejam questões que influenciam de forma direta ou indiretamente os negócios. 

Compartilhar as principais tendências é uma maneira de prepará-los para as negociações.

Sendo assim, eles serão capazes de apresentar as soluções de maneira inovadora, impactando diretamente a taxa de conversão. 

Reunião de Vendas – Pós-reunião

Fale sobre os resultados das métricas implementadas

Reserve um tempo em sua agenda de reuniões de vendas para falar sobre os resultados alcançados depois que alguma ação previamente estipulada foi implementada no processo interno da empresa. 

É importante reconhecer os bons resultados.

Receber reconhecimento de um trabalho bem feito é essencial para manter os colabores satisfeitos e felizes.

Uma pesquisa da SHRM (Society for Human Resource Management) e da Globoforce compartilha que “68% dos profissionais de RH concordaram que o reconhecimento dos funcionários tem um impacto positivo na retenção e 56% disseram que também ajuda no recrutamento de novos colaboradores”.

Motive e mantenha sua equipe cheia de energia

Muito conectado com que foi dito no item anterior, é extremamente essencial para o êxito das vendas manter a equipe motivada sempre. 

É através do encorajamento que os vendedores alcançarão os melhores resultados, já que as pessoas investem mais energia no trabalho se estão se sentindo bem e motivadas a trabalhar.

É importante fazer com que os colaboradores entendam que o sucesso da empresa também é o sucesso de cada um deles e do grupo, ou seja, criar um ambiente de pertencimento onde a equipe se sinta responsável pelo sucesso dos negócios.

Atualize o seu CRM

Se a empresa utiliza alguma ferramenta como o CRM, é fundamental que esteja sempre atualizado com as informações mais vigentes.

Dessa maneira, é possível apresentar durante a reunião dados relevantes que vão informar sobre o rendimento individual e em equipe, o que colabora para a melhoria das estratégias.

Planeje os próximos passos

Uma reunião de vendas deve sempre terminar com um plano de ação.

Se isso não acontecer, quer dizer que não foi suficientemente produtivo.

Seus representantes devem sair com uma meta alcançável em mente.

Então, na próxima reunião, você pode discutir se eles conseguiram atingir.

É nesse momento que você revisa as ações que todos podem tomar para colocar a reunião em prática.

O formato pode ser assim: faça com que todos circulem e compartilhem duas ou três ações que farão naquele dia ou naquela semana com base no que foi discutido.

E/ou o gerente de vendas pode listar ações recomendadas para toda a equipe.

Aqui estão alguns exemplos de próximos passos a serem tomados: levar o cliente ao próximo estágio do funil de vendas, apresentar um orçamento bem definido, identificar e marcar uma reunião com o tomador de decisão, entre outras.

Só não esqueça de incorporar esses itens na agenda da sua próxima reunião para dar continuidade.

Sugira conteúdos extras

É interessante incluir atividades que sua equipe possa realizar antes e depois das reuniões, como por exemplo dar opinião sobre um tópico específico, participar de um webinar do setor ou ler e resumir um livro relevante.

Quando o conteúdo da reunião se estende pelo resto da semana é apenas outra maneira de materializar na realidade o que foi discutido na pauta.

Sugira conteúdos relacionados com o tema da reunião, pode ser vídeos, artigos de blog, livros, podcasts ou e-books. 

Bônus: duas ideias para reuniões de vendas

Estar sempre inovando a estrutura das reuniões traz movimento e dinamismo para o dia-a-dia.

Foi pensando nisso separamos duas ideias que podem ser aplicadas na sua empresa:

Ideia 1: Encenação de vendas

A realização de workshops de encenação aprimorará as habilidades de cada vendedor gerará feedback sobre a postura dos envolvidos e ajudará a aperfeiçoar os argumentos de vendas.

É uma ótima estratégia para melhorar as vendas.

Sugerimos que você forneça um cenário no qual os representantes devem estar preparados para encenar.

Por exemplo, lidar com perspectivas argumentativas ou momentos de vendas embaraçosos.

Melhor ainda, peça aos representantes para se assumirem o papel de vendedor e cliente em potencial.

Em seguida, faça pares de repetições e peça-lhes que se revezem para encenar cada papel.

Duplas funcionam bem porque causam menos pressão e risadas desajeitadas para todos os envolvidos.

Essa não é apenas uma maneira divertida de incentivar a interação, mas todos saem com novas ideias sobre como melhorar sua postura e a sua abordagem.

Ideia 2: Faça minissessões de treinamento

Agregue valor às suas equipes criando treinamentos para aprimorar habilidades ou trabalhar ideias específicas.

Demonstre como melhorar em uma determinada área com as seguintes abordagens:

• Crie um quadro com as atividades. Todo programa de treinamento precisa de uma estrutura. Sugerimos criar uma estrutura com 3-5 etapas que mostre aos colaboradores como agir sobre o que você está ensinando.

• Dê exemplos. Compartilhe histórias de suas próprias experiências, bem como exemplos de terceiros que demonstram esses conceitos em ação.

• Coloque em prática. Faça com que seus representantes experimentem e pratiquem essas novas habilidades uns nos outros.

Você sabe que o setor de vendas estão sempre evoluindo e se expandindo.

Certifique-se de oferecer o melhor suporte aos seus representantes realizando sessões de treinamento regulares.

Conclusão

A frequência ideal para realizar reuniões de vendas dependerá de fatores como o tamanho de sua organização, o desempenho de sua equipe, o que você quer obter como resultado das suas reuniões e a cultura de sua empresa.

Esteja você realizando uma retrospectiva, um evento anual de lançamento ou encontros regulares semanais, reuniões quando planejadas e comunicadas de forma eficaz podem fornecer uma chance para os representantes florescerem, crescerem e melhorarem.

As reuniões também podem ser uma fonte de novas ideias estratégicas de vendas.

Como mostramos, essas inovações podem vir de lugares improváveis.

Agora é com você: o que você fará para tornar suas reuniões de vendas mais empolgantes e produtivas?