Sumário
Se você chegou até aqui é porque sabe da importância das reuniões no mundo empresarial.
Com a pandemia e muitas empresas partindo para um modelo híbrido ou remoto, as reuniões online apenas aumentaram e a caixa de e-mails virou uma bagunça.
Sabemos como o dia a dia é corrido – você precisa realizar as demandas do trabalho, participar de reuniões, agendar as próximas e, acima de tudo, também colocar os seus compromissos pessoais na agenda, para não haver conflito de eventos.
Mas, fique tranquilo, para organizar a sua agenda com muito mais facilidade e fazer o agendamento de reuniões muito mais rápido, siga no texto.
Vamos lá!
Primeiros Passos para Marcar uma Reunião
O primeiro e mais importante item para ter em mente é: agende com antecedência, não apenas surja com uma reunião sem avisar os demais convidados.
Em seguida, veja se as pessoas com quem precisa se reunir têm disponibilidade compatível e que esteja dentro do horário de trabalho.
Para ajudar, você também pode colocar as especificações da reunião, ou seja, deixe sempre claro o tema que será tratado e a importância daquela reunião para a sua equipe, se possível inserindo uma pauta com os assuntos que serão discutidos.
Por fim, o último ponto desse tópico é: tenha uma ferramenta que otimize todo esse processo, dessa forma, não haverá necessidade de e-mails infinitos ou falha na comunicação.
Se você quer saber que ferramentas são essas, basta seguir no texto!
Leia também: Service Level Agreement (SLA): O Que é e Como Criar um Acordo Benéfico
Leia também: Como Organizar os Meus Horários?
Para gerenciar seu tempo, antes de qualquer coisa, você precisa anotar todos os seus compromissos, sejam eles pessoais ou de trabalho, lembrando sempre de deixar um tempo para o seu descanso.
Caso você seja aquela pessoa que vive de reuniões, pode ser a hora de rever algumas delas, pense se todas ainda fazem sentido para o momento atual de seu trabalho.
Após esses dois pontos, você pode pôr em prática algumas dessas dicas:
- Estabeleça níveis de prioridade;
- Não seja multitarefa;
- Tenha um objetivo; e
- Conte com a ajuda da tecnologia.
Qual é a Importância do Agendamento Prévio de Reuniões?
Ao realizar antecipadamente o agendamento de uma reunião, você permite aos seus colegas de trabalho tempo para se preparar.
Dessa forma, eles conseguem levar tópicos e dados pertinentes sobre o assunto discutido, participar mais ativamente da reunião e também tirar todas as dúvidas que possam surgir, já que estarão mais por dentro do assunto.
Além de todos esses pontos, com o agendamento prévio você previne que existam convergências de horários na sua agenda e na dos demais participantes.
5 técnicas para Agendamento de Reuniões mais Eficientes
Para você conseguir agendar uma reunião de vendas de forma rápida e fazer com que ela seja eficiente, é preciso se atentar aos detalhes prévios, ou seja, se preparar para aquele encontro, além de ter um sistema de agendamento para auxiliar você nesse processo.
1. O líder dá o tom
Se você é o líder de sua equipe, saiba que é de sua responsabilidade ser aquele que traz positividade e puxa as interações na conversa.
2. Prepare os Participantes
Como falamos acima, deixe explicado para aqueles que irão participar da reunião qual tema será tratado e qual a função daquele encontro, dessa forma, eles conseguirão se preparar melhor e a reunião se tornará mais eficiente.
3. Registre Informações Importantes
De nada adianta uma reunião se logo após que ela termina você não lembra mais dos pontos importantes falados.
Por isso, sempre anote os tópicos principais abordados no encontro, faça suas anotações para que o conteúdo não seja perdido e compartilhe os principais pontos e definições com os participantes após o encontro.
4. Defina a Data da Próxima Reunião
Se você dá um aviso ou apenas uma previsão de que voltarão a se reunir para tratar daquele assunto, os participantes já sabem quais passos deverão ser dados até o próximo encontro.
5. Explore as Ferramentas de Reuniões Online
Por fim, aproveite as ferramentas online para otimizar todo o processo de agendamento de reuniões.
Com elas, a comunicação fica mais clara e sua agenda muito mais organizada.
Siga no texto para saber quais são as melhores ferramentas para você implementar no seu negócio!
Qual o Melhor Sistema de Agendamento Online?
Existem diversas ferramentas de agendamento online no mercado, pensando nisso, elencamos aqui algumas para você descobrir qual encaixa melhor no seu negócio.
Vamos a elas!
Appointlet
O Appointlet é uma ferramenta que está no mercado há 10 anos, possibilitando diversas integrações com plataformas como Google Calendar, Office 365, Zoom etc.
A ferramenta oferece três tipos de plano: o Gratuito, o Ouro ($ 8 membro/mês) e o Empreendimento que tem diferença de preço dependendo das especificações.
Setmore
O Setmore pode ser considerado o melhor quando falamos de agendamento empresarial, pois ele permite que diversas reservas online sejam feitas, além de lembretes automatizados, processamento de pagamentos, entre outras funções.
O software também possui três planos: o Free (até 4 usuários), o Premium ($ 5 usuário/mês para 2-3 usuários) e o Pro ($ 5 usuário/mês para mais de 3 usuários)
Acuity
Já o Acuity é um assistente de agendamento online que automatiza as reservas e gerenciamento de calendário.
Desde que foi adquirido pelo Squarespace, ele pode ser usado como widget integrado para agendamento.
Seus planos são: Emerging, de $ 14 por mês, Growing, de $ 23 por mês, e o Powerhouse, de $ 45 por mês; esses preços são para pagamentos anuais.
Calendly
O Calendly, por sua vez, pode ser considerado uma ferramenta mais popular e de fácil uso.
Ele permite que reuniões sejam criadas facilmente e compartilha o link do encontro com os demais participantes.
Exitem cinco planos, são eles:
- Básico – gratuito;
- Essentials – $8 assento/mês;
- Professional – $12 assento/mês;
- Equipes – $16 assento/mês; e
- Empresa – necessário entrar em contato com o Calendly.
Doodle
O diferencial do Doodle é a possibilidade de criar enquetes para que seus colegas de trabalho consigam votar no melhor horário para todos.
Existem três planos: Pro ($ 6.95 usuário/mês), Team ($ 8.95 usuário/mês) e Enterprise (necessário entrar em contato)
Google Calendar
O Google Calendar com certeza é o mais famoso de toda essa lista, com ele você pode agendar reuniões, definir lembretes, organizar tarefas e bloquear alguns horários de sua agenda, além de conseguir checar a agenda de seus colegas.
Hubspot Meetings
O Hubspot Meetings é um software de agendamento fornecido aos titulares de contas Hubspot.
São diversos os planos oferecidos, eles são divididos entre as áreas de marketing, vendas, CS, CMS e Operações, todos eles custam a partir de $ 45 por mês.
OnceHub / ScheduleOnce
O OnceHub é uma plataforma que automatiza todo processo de agendamento de reuniões.
São três planos: Starter (gratutito e até 3 usuários), Growth ($ 10 por mês com usuários ilimitados) e Enterprise ($950 por mês com plano personalizado).
Youcanbook.me
O YouCanBook.me é uma ferramenta para aqueles que precisam compartilhar a sua agenda na internet, a fim de marcar reuniões com diversas pessoas.
Ele permite que o agendamento seja feito através apenas de um clique.
Existem dois planos para essa ferramenta: Free forever (gratuito) e Paid plan ($ 10 por mês).
Calendar
O objetivo do Calendar é otimizar o seu tempo. Com ele, seus agendamentos se tornarão mais rápidos e fáceis.
Além disso, ele oferece um gráfico para os usuários que mostra exatamente como o tempo está sendo gasto.
SimplyBook.me
O SimplyBook.me é um extenso sistema de reservas que permite integração com os demais softwares de calendário do mercado.
A ferramenta oferece quatro planos: Gratuito, Básico (R$ 33,75/mês), Padrão (R$ 66/mês) e Premium (R$ 110/mês).
Leadster
A Leadster é uma plataforma de marketing conversacional que capta e converte leads de forma personalizada, dinâmica e instantânea. Além disso, é possível qualificar esse lead e já fazer sua distribuição para a equipe de vendas.
E as funcionalidades não param por aí. A novidade agora é que com a ferramenta você também pode agendar reuniões de forma automática. Já no chat o lead pode escolher marcar uma reunião com você ou não, tudo isso pelo Google Calendar, ou seja, ele já terá à disposição quais horários estão disponíveis.
O resultado disso, são algumas vantagens, como:
- Aceleração do seu processo de pré-vendas;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Reuniões apenas com os leads de vendas mais qualificados;
- Distribuição automática dos leads para os seus representantes comerciais;
- Redução do ciclo de vendas.
Para te assegurar ainda mais sobre a funcionalidade da ferramenta, saiba que já tem empresas colhendo resultados. É o caso da Contraktor que aumentou a produtividade da equipe e fechou mais vendas após a implementação.
Alguns dos seus resultados foram:
A Leadster possui três planos: Grátis, Starter (R$189/mês) e Growth (personalizado).
Antes de implementar a funcionalidade de agendamento de reuniões saiba que a função é liberada por vendedor, e ela tem um custo adicional de R$49,00 por mês por vendedor.
E então, já sabe qual ferramenta escolher e como começar a colocar as táticas de mais eficiência em prática?
Para auxiliar você nesse processo de escolha e melhor entendimento sobre a ferramenta, saiba que a Leadster já possui um texto completo sobre a Funcionalidades de Agendamento de Reunião, então não deixe de conferir!
Ah, e mais um ponto importante por aqui: você pode testar essa e mais diversas funcionalidades da Leadster de forma gratuita por 14 dias, não perca essa oportunidade!
Beatriz Testa
Especialista de Conteúdo na Leadster
Nosso conteúdo é escrito por humanos :)
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