7 Dicas para Fazer uma Boa Gestão de Agência de Publicidade

Eu entendo você, responsável pela gestão de Agência de Publicidade, Marketing ou Comunicação. 

A rotina da empresa é bem complicada, são campanhas a gerir, resultados a analisar, clientes a atender, entre muitas outras tarefas burocráticas, não? Pois é, nada novo sob o sol. 

Então, olha só o que preparamos para você: um guia completo, cheio de dicas e estratégias para gerir o seu negócio!

Eu sei, também ficaria muito feliz com uma notícia dessa. Então, já siga no texto para ficar por dentro das possíveis soluções para a sua gestão de Agência de Publicidade!

O que é a Gestão de Agência de Publicidade?

A gestão de uma agência de publicidade é o básico para o sucesso de seu negócio. Essa estratégia nada mais é do que o controle de todas as atividades de sua empresa. 

Isso envolve todos os setores, colaboradores, demandas, metas e até mesmo a satisfação dos clientes. Ou seja, tudo que envolve o dia a dia da agência. 

Seu objetivo é trazer eficiência por meio de ações específicas.

Essas ações podem ser:

• Treinamentos internos;
• Planejamento do negócio;
• Uso de ferramentas e softwares;
• Otimização dos processos.

Entre muitas outras maneiras de melhorar o dia a dia de sua agência e seus resultados.

Por que é Importante Fazer a Gestão da sua Agência de Publicidade?

Como você e eu já sabemos, a rotina de uma agência de publicidade é corrida e exige muita atenção. Por isso, todo cuidado é pouco.

É aí que a gestão entra em cena. É ela que vai garantir que um planejamento, execução e alcance de metas estipulados sejam cumpridos com sucesso, a fim de melhorar os resultados do negócio.

Vamos a mais um “os números não mentem”: segundo pesquisa feita pela Rock Content e Resultados Digitais, cerca de 77% das agências brasileiras utilizam alguma ferramenta de gerenciamento de projetos. 

O porquê? Bem, essas empresas querem garantir a organização de suas atividades.

Quais são os Tipos de Gestão que a Minha Agência de Publicidade Deve Ter?

Pois é meu caro, não há uma única receita mágica para aplicar em seu negócio. 

Mas, fique tranquilo, porque nós já separamos aqui os tipos de gestão de agência de publicidade nos quais sua empresa pode focar.

 Leia também: Como Fazer um Plano de Ação para os Clientes da sua Agência? Especialistas Respondem

Gestão de Pessoas

A gestão de pessoas é essencial para que seus colaboradores mantenham-se engajados e motivados, por isso, não ignore esse tópico.

Quando seus funcionários estão bem e contentes, isso impacta diretamente na qualidade de entrega dos seus serviços.

Pensando o que você pode fazer para promover a gestão de pessoas? Basta conferir o checklist abaixo:

• Promova a integração do time;
• Desenvolva um ambiente agradável na agência;
• Crie planos de carreira;
• Crie programas de recompensa;
• Dê feedbacks constantes;
• Ofereça salários adequados.

Gestão do Fluxo de Trabalho

Os fluxos de trabalho podem ser definidos como processos envolvidos para que o pedido do cliente se converta em uma ação ou campanha publicitária. Esse fluxo pode ser dividido, de forma simplificada, em:

Recebimento da demanda → Planejamento e elaboração do briefing → Produção de conteúdo → Veiculação → Avaliação dos resultados.

Para que essa gestão de fluxo de trabalho seja feita com sucesso, siga as dicas abaixo:

• Mapeie os processos;
• Crie um planejamento estratégico;
• Automatize processos;
• Invista no design thinking; 
• Acompanhe os resultados.

Gestão Financeira

A gestão financeira é um tópico que vem incomodando as agências de publicidade, uma vez que estão sofrendo uma queda do poder de negociação junto aos clientes.

Por isso, falaremos aqui sobre gestão financeira estratégica. Uma estratégia envolvendo diversas ações para tornar a situação econômica do negócio a mais vantajosa possível.

Lembre que o objetivo aqui é reduzir os gastos, monitorar as despesas, fazer balanços periódicos e elaborar o fluxo de caixa. Para isso, fique atento aos seguintes pontos:

• Controle contas a pagar e receber;
• Pesquise o histórico de crédito dos novos clientes;
• Ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores;
• Envie lembretes automáticos;
• Reduza gastos com uma gestão de custos;
• Faça o acompanhamento do fluxo de caixa;
• Monitore todas as operações financeiras;
• Separe as contas da empresa das pessoais;
• Tenha metas bem definidas;
• Adote softwares especializados em agências.

Business Intelligence

São muitos dados e informações recebidos pela sua agência, certo? Pois bem, por isso vamos falar sobre Business Intelligence (BI).

O BI é a ferramenta perfeita para aqueles que buscam otimizar suas tomadas de decisão, pois envolve a transformação de dados brutos em informações valiosas para a empresa.

Ainda não entendeu o que a equipe ou ferramenta de BI irá fazer? Vamos lá:

• Extração de informações relevantes para a agência;
• Uma reengenharia dos processos realizados dentro da sua empresa criativa é feita;
• Análise de todo o fluxo de trabalho;
• Para enfim chegar na reestruturação de todo o processo.

Como Fazer o Gerenciamento de uma Agência de Publicidade? 7 Dicas Importantes

Agora que você já sabe o que é a gestão de agência de publicidade, sua importância e quais os seus tipos, vamos às melhores práticas!

Leia atentamente essas ações, pois elas serão as responsáveis por uma boa gestão de projetos, visando usufruir o máximo da capacidade produtiva da sua agência, cujo objetivo é o crescimento constante e consciente.

1. Rastreie o Tempo Gasto nas Atividades

Independentemente do projeto ou demanda solicitada, você precisa saber quanto tempo seus colaboradores gastam pondo a mão na massa. Apenas desse modo você saberá se a atividade está dentro de seu orçamento.

Para isso, você pode utilizar:

Gráfico de Gantt – gráfico de barras que ilustra um cronograma do projeto, listando as tarefas a serem executadas no eixo vertical e os intervalos de tempo no eixo horizontal; 

Método Kanban – sistema de controle e gestão que se utiliza post-it, por conta das cores como sinalizadores.

2. Gerencie Funcionários Full-Time e Freelancers

Tenha acesso à visão geral da agenda de um funcionário, assim fica fácil mensurar a sua carga de trabalho. Você pode fazer isso por meio de ferramentas como Trello e Asana, para conferir as tarefas, e até o Google Agenda, para checar seus horários.

Lembre-se de não deixar nenhum colaborador subutilizado ou sobrecarregado.

 Leia também: Gerenciamento de Tempo para o Time de Vendedores

3. Faça uma Gestão Completa de Recursos

Por acaso você conhece todas as ferramentas, equipamentos, espaços necessários e responsáveis que vão realizar as campanhas para seus clientes? Se ainda não consegue responder a essa pergunta, é bom providenciar uma gestão de recursos agora mesmo.

Apenas com a visão completa sobre o uso de recursos na sua agência, você terá a percepção do que ainda precisa ser feito para melhorar os processos.

4. Tenha Métricas e Relatórios em Mãos

Nem sempre um projeto sairá como planejado, afinal o escopo, deadlines e peças podem mudar. E, para não se perder, você precisa ter uma maneira rápida de acessar métricas e relatórios sobre a performance do time e uso de recursos.

Invista em sistemas de gestão de projetos, como Trello, Asana, e Operand ou até mesmo em ERPs.

Através deles, é possível ter acesso a vários relatórios financeiros, assim como relatórios de BI.

5. Adote um Workflow Eficiente Tanto para a Equipe Quanto para o Cliente

Para ter um workflow eficiente, é necessário otimizar e padronizar os seus processos.

Essa estratégia exigirá:

• Uso de ferramentas que esquematizam os processos;
• Criar um inventário dos recursos;
• Documentar os processos e suas respectivas conexões;
• Listar processos em ordem cronológica;
• Construir um esquema para direcionar os processos;
• Ter um atendimento e captação de leads automatizados, como com chatbots.

6. Aposte na Transparência dos Processos com o Cliente

Em hipótese alguma iluda o cliente. Sempre deixe claro até que ponto a sua agência de publicidade pode ajudá-lo e como ela fará isso.

Assim que possível, informe todos os serviços oferecidos e seus limites, foque em uma comunicação transparente e direta, sempre prezando pela boa experiência do cliente.

Desse modo, frustrações serão evitadas.

7. Invista no Uso de Softwares

Os softwares serão seus melhores amigos na gestão de agência de publicidade. Vamos listar alguns dos melhores para cada área de gestão. 

 Leia também: 18 Melhores Canais de Mídia Paga para Anunciar na Internet

CRM 

O Customer Relationship Management (CRM) é um software de gestão de clientes, visando facilitar a organização das informações, a visualização de dados e o desenvolvimento dos seus contatos de vendas. 

Vamos a alguns dos melhores softwares para CRM de vendas em 2022:

• Fleeg;
• Ploomes;
• RD Station CRM.

Automação de Marketing

A ferramenta de automação de marketing é um software responsável por centralizar informações e rotinas automatizadas dos processos de vendas e marketing.

Confira 3 das 19 Melhores Ferramentas de Automação de Marketing em 2022:

• LAHAR;
• ActiveCampaign;
• RD Station Marketing.

Sistema de Agendamento Online

Se vocês está buscando agendar uma reunião de forma rápida, fácil e eficiente, aposte nas ferramentas de Agendamento de Reuniões:

• Appointlet;
• Setmore;
• Acuity.

Gerenciamento de Projetos

Lembra do que falamos sobre controle das atividades, prazos e tempo? Bom, além do Trello e Asana, esses outros softwares já facilitam muito o seu trabalho:

• Basecamp;
• Contentools;
• Operand;
• Jira.

Chatbots

Existem vários tipos de chatbots. Porém, um chatbot de marketing e vendas consegue automatizar e facilitar toda a sua captação e qualificação de leads.

Confira alguns dos principais chatbots atuais para essa função:

• Leadster;
• Octadesk e
• Drift.

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O que achou do nosso texto? Agora, não tem como a sua gestão de agência de publicidade não ser um sucesso.

Sabe quem também teve sucesso após ouvir a Leadster? A Agência SEO, que aumentou em 287% a conversão de leads de seu cliente utilizando a nossa ferramenta!

Eu falei logo no início do texto que te entendia, não é? Pois bem, está aí comprovado. Se ficou curioso, já dê uma espiadinha na nossa página de parcerias! 🙃