Como Fazer um Calendário Editorial? + Modelo Grátis

Fazer um calendário editorial é um trabalho que parece ser muito mais complicado do que ele é. 

E ao mesmo tempo, é um trabalho que tem muito mais vantagens do que aparenta. 

Um calendário editorial tem como principal função guiar a sua equipe na produção de materiais, especialmente os que envolvem a colaboração de vários membros do time. 

Ele é um documento democrático, que tem utilidade para muita gente ao mesmo tempo. Praticamente todo mundo envolvido na produção vai precisar consultar o calendário todo dia, pelo menos uma vez, para saber se está tudo certo. 

Infelizmente, muitas agências e departamentos de marketing in-house acabam deixando o calendário editorial de lado ou não montando do jeito que ele precisa ser montado. 

Hoje vamos conversar sobre isso. Qual é a importância do calendário editorial e como montá-lo para diferentes funcionalidades? Bora começar que o assunto é bom: 

O que é um calendário editorial?

Um calendário editorial é um documento que determina toda a produção de uma determinada estratégia de marketing dentro de um determinado período. 

Normalmente, esse documento é feito para organizar a produção mensal de conteúdo de uma marca, sendo ingrediente absolutamente necessário para o marketing de conteúdo. 

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Com um calendário editorial, toda a equipe tem uma visualização simples do que precisa ser feito. Por conta disso, ele é o grande pré-requisito para qualquer processo. 

Para realizar uma sprint, por exemplo, você precisa saber quais são os materiais que vão ser produzidos e quais são seus prazos. 

Ou até para que a produção corra normalmente, sem necessariamente envolver técnicas de organização, o calendário é fundamental. 

Através dele, gestores de processos conseguem organizar as etapas para a produção do material, que raramente se concentram em uma só pessoa. 

Por exemplo: através do calendário editorial das redes sociais, o gestor de processos consegue entender quais são os prazos finais de cada post, e organizar quando cada pessoa envolvida na produção vai realizar suas etapas. 

O calendário editorial também serve para os clientes: é através dele que as informações relacionadas à produção são formalizadas, garantindo que eles saibam quais são os prazos e as justificativas para a produção de cada material. 

Mas para entender exatamente onde e quando um calendário editorial é necessário, precisamos conversar sobre seus tipos e também sobre suas particularidades em cada cenário de produção. 

Vamos fazer isso agora. Vem comigo: 

Onde um calendário editorial é usado?

Onde tiver produção de conteúdo e prazos a serem seguidos, um calendário editorial se torna obrigatório. 

Isso por todos os motivos que citamos acima: organização do trabalho, visualização da equipe e da gestão e formalização para os clientes. 

Onde o calendário é usado é uma pergunta meio aberta, né? Ele é usado em todas as situações de produção com prazo. 

Mas nesse tópico vamos detalhar em que tipo de material isso acontece exatamente. E quais são as particularidades do calendário editorial para cada um deles. 

Vem comigo: 

Para redes sociais

Esse é um dos calendários editoriais mais básicos e necessários para qualquer equipe de marketing, seja em agência ou in-house. 

Posts para as redes sociais são uma das peças mais caóticas para produzir. 

Quem não produz vai ler esse parágrafo e duvidar: “mas são só posts! O que tem de tão caótico na sua produção?” 

Mas quem faz esse trabalho com frequência vai concordar comigo. 

Acontece que a produção para as redes sociais envolve várias pessoas diferentes, e o processo de aprovação costuma ser bem hands-on.

Só elencando rápido — para produzir um post para as redes sociais, é preciso: 

• Ter a ideia do post; 
• Entender o que vai escrito dentro da imagem; 
• Entender se o post vai ser patrocinado ou não; 
• Escrever a legenda do post; 
• Fazer a arte do post; 
• Aprovar internamente a arte e a legenda; 
• Aprovar o post completo com o cliente; 
• Fazer alterações;
• Realizar a postagem;

Tudo isso para todos os posts, e ainda estamos cortando um caminho e mostrando só as etapas essenciais. 

Por conta disso, o calendário editorial para as redes sociais precisa entregar pelo menos a ideia do post e sua data de postagem. 

Dessa forma, a equipe de gestão de processos consegue organizar datas para cada uma dessas etapas, garantindo que o prazo final da produção seja respeitado. 

Para blogs

Os calendários editoriais para blogs são absolutamente importantes para a sua produção. 

É através dele que você organiza as rotinas, claro, mas ele vem com um componente fundamental para a sua estratégia de SEO e tráfego orgânico: a formalização do estudo de palavras-chave. 

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O blog de qualquer empresa precisa ter essa preocupação principal: encontrar as palavras-chave certas para trazer cada vez mais tráfego para o site. 

E o cliente precisa estar ciente disso. Ele precisa saber quais são as palavras-chave, qual é seu volume de pesquisas, sua dificuldade de indexação e a justificativa para sua escolha. 

Esses pontos, junto com o título do texto e a data de publicação, são obrigatórios no calendário editorial para blogs. 

Normalmente, profissionais de tráfego orgânico fazem grandes estudos de palavras-chave previamente, destacando dezenas ou até centenas para trabalhar com o cliente ao longo do contrato. 

O calendário editorial para blogs é o momento onde é feita uma seleção das palavras-chave que vão ser usadas no período, oferecendo uma visão estratégica tanto para a equipe inteira quanto para o cliente. 

Para newsletters

Calendários editoriais para newsletters não são tão comuns assim por alguns motivos. 

O principal deles é que um calendário editorial acaba fechando a pauta de um período inteiro, normalmente um mês. 

Uma vez aprovado, o calendário editorial vira Lei. E essa Lei acaba sendo muito problemática para newsletters, que costumam falar de acontecimentos atuais, às vezes até de coisas que estão acontecendo no dia da confecção da news. 

Mas existem tipos e tipos de newsletters. Existem aquelas, por exemplo, que servem para divulgar materiais e textos que você produz no seu marketing de conteúdo. 

Essas sim se favorecem muito do calendário editorial, especialmente quando ele tem relação direta com o calendário criado para esses outros tipos de materiais. 

Mas para newsletters mais amplas e que tratam principalmente dessas atualidades, o calendário editorial costuma apresentar somente as datas de disparo para que a gestão de processos consiga organizar sua confecção. 

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Para vídeos no YouTube

Vídeos no YouTube estão lá em cima, junto com as redes sociais, na escala de necessidade de um calendário editorial. 

Esses vídeos envolvem muita gente, mais do que as redes sociais. 

Você precisa de roteirista, revisor, apresentador ou locutor, diretor de arte, videomaker, editor e, por fim, da aprovação final. 

Só a aprovação final de um vídeo é a mais difícil de todos os materiais que conversamos ao longo do texto e que ainda vamos conversar. As alterações são muitas e, em muitos casos, são bastante complexas. 

Trabalhar sem um calendário editorial para vídeos é não entregar constância. Você acaba ficando refém da produção, que é longa, quando não tem deadlines de referência. 

Normalmente, um calendário editorial para YouTube requer a data do lançamento, a pauta do vídeo, sua justificativa e quais são as palavras-chave abordadas tanto ao longo do vídeo quanto na sua legenda. 

Para materiais ricos e Lead Magnets

Aqui é o mesmo caso dos textos para blogs, mas com um grau de complexidade maior. 

Você precisa identificar a pauta do material, a palavra-chave escolhida, a sua justificativa e a data do seu lançamento. 

Normalmente, os materiais ricos ficam no mesmo calendário editorial que os blogs, já que o conteúdo é similar e o volume de produção de Lead Magnets é bem menor do que qualquer outro material que elencamos aqui. 

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Um ou dois por mês já são o suficiente para fechar a produção quase toda de uma equipe de marketing pequena. 

Agora, empresas com departamentos dedicados à produção de materiais ricos acabam tendo a necessidade de criar um calendário próprio. 

Isso não é comum, mas acontece. Especialmente em empresas maiores. 

A própria HubSpot, quando começou suas atividades, tinha um departamento para produção de blogs e outro departamento para a produção de materiais ricos. 

O calendário dos materiais ricos informava a produção dos blogs e vice-versa. 

Para outras finalidades

O calendário editorial também pode servir outras finalidades relacionadas à sua própria produção. 

Talvez você precise de um calendário editorial para seus esforços em endomarketing, por exemplo. 

Ou talvez você precise de um calendário para organizar a produção de flyers, outdoors ou outros tipos de materiais outbound. 

É possível organizar até seus posts de mídias pagas com um calendário editorial. 

De qualquer forma, minha sugestão é que você determine de antemão quais são as informações que esse material precisa para ser realizado, e coloque tudo junto com a data no calendário. 

Um calendário editorial é como um calendário normal. Tudo o que depende de datas e da produção de outras pessoas pode ser organizado por ele. 

Quais as vantagens de um calendário editorial?

Um calendário editorial traz grandes vantagens só por existir. 

Pelo menos no meu caso, é inimaginável sequer começar qualquer produção de conteúdo sem antes ter um calendário na mão. 

Em muitos casos, a falta dessa formalização causa problemas graves na produção. Como saber quem está fazendo o quê? E como saber se a pessoa está fazendo rápido o suficiente para atingir o prazo? 

E o pior: como saber qual é o prazo? 

O calendário editorial é, acima de tudo, uma forma de colocar a produção para rodar de uma forma organizada e formalizada. É o melhor remédio contra a ansiedade publicitária! 

Vamos conversar melhor sobre os três principais pontos que um calendário editorial traz de vantagens para a sua empresa? 

Organização do trabalho

Nós tocamos nesse ponto ao longo do texto, mas aqui precisamos conversar de uma forma mais franca e direta. 

A produção de qualquer material gráfico ou escrito dentro da publicidade sempre vai envolver o trabalho em equipe. 

Um redator sozinho não vale nada. Para que o material saia, alguém precisa revisar seu trabalho. No caso das redes sociais, alguém precisa produzir a sua ideia. 

E claro: alguém precisa ter a ideia antes do redator começar a escrever. 

Se você não tem um calendário editorial, você está praticamente dizendo para o redator que ele é o responsável por pensar no que escrever. E não deve ser assim. 

Isso porque todo mundo da equipe tem uma função definida. Quando você começa a atropelar essas funções, a qualidade do trabalho acaba caindo. 

A elaboração de um calendário editorial é um trabalho de gestão. Ele é criativo, mas dentro do escopo da gestão. 

Por isso, quem produz deve produzir, e quem organiza deve organizar. É só dessa forma que é possível garantir que ambas as atividades vão ter o aproveitamento que elas precisam ter. 

Acompanhamento mais simples

E se o cliente te perguntar “qual é o post que vamos fazer no dia 25 de abril?”, você sabe dizer? 

E isso acontece. Datas que parecem completamente aleatórias, mas que têm algum significado para o cliente e que por isso precisam de algum post ou outro tipo de material produzido. 

E até datas comemorativas: um calendário editorial te permite estrategizar tudo de antemão, permitindo que você desenhe campanhas e as aprove semanas antes do lançamento. 

E tudo com um acompanhamento simples. O cliente, quando te pergunta qual post vai ser lançado no dia 25 de abril, já está frustrado. Ele não gostaria de te perguntar: ele quer ver sozinho e tirar suas próprias conclusões. 

Esse é o trabalho do calendário quando pensamos no cliente de uma agência, por exemplo. Mas até dentro da agência ou de departamentos de marketing in-house isso também é necessário. 

O calendário editorial é como uma dashboard de conteúdo. Uma olhada e pronto: todo mundo consegue saber o que vai ser produzido e quando o lançamento vai acontecer. 

E tudo sem precisar ficar perguntando, o que tem o potencial de gerar erros de comunicação e, por conta disso, atrasos. 

Criação de um documento estratégico

A formalização da estratégia também é um ponto importantíssimo no calendário editorial. 

Através dele, fica fácil para clientes e gestores perceberem o andamento da produção, e entender o que pode ser adicionado, subtraído ou alterado. 

Um calendário editorial, quando fica pronto, vai direto para a aprovação dos interessados nele. 

Nesse momento, toda a produção do período determinado pelo calendário vai ser especificada de antemão. 

Assim, os interessados na produção conseguem perceber o volume e entender o que é possível alterar ou adicionar, evitando demandas de última hora e facilitando a comunicação entre todos. 

Como fazer um calendário editorial para tráfego orgânico

O calendário editorial com maior volume de informações que vimos até agora é o voltado para o tráfego orgânico e o para YouTube. 

Porém, um calendário para YouTube acaba sendo muito parecido com o voltado para blogs e tráfego orgânico em geral. O que muda é só o formato, mas as pesquisas e a criação de pautas seguem um modelo similar. 

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Por conta disso, elenquei o calendário editorial para tráfego orgânico como nosso principal modelo para a apresentação do que ele precisa conter. 

Algumas etapas são comuns a todos os calendários editoriais, outras não. Em cada um desses itens, incluí uma subdivisão mostrando em quais tipos de calendários essas atividades podem ser aproveitadas. 

Tudo pronto então pra gente começar? Bora lá: 

Análise de palavras-chave

O primeiro passo é determinar quais palavras-chave você vai abordar no seu trabalho. 

Isso é bastante importante porque são essas palavras chave que vão informar basicamente o que você vai escrever. 

Essa pesquisa normalmente é feita através do Google Keyword Planner, Ubersuggest, SemRush, SimilarWeb, Ahrefs e outras plataformas similares. 

Destaque para o Google Keyword Planner, que opera no modelo freemium. Você só precisa de uma conta do Google Ads para fazer sua pesquisa. 

Mas ele é freemium porque, para ver os resultados exatos de volume de pesquisas, você vai precisar ter anúncios em funcionamento. 

Essa informação é crucial para qualquer calendário editorial, sendo normalmente o ponto de partida para a sua criação. 

Também pode ser usado em:  

A pesquisa de palavras-chave também funciona para o YouTube, apesar de não ter resultados tão concretos quanto o blog. 

Isso porque o sistema do Keyword Planner leva em consideração somente as palavras-chave pesquisadas no Google, não indicando sua pesquisa em outros canais, mesmo eles sendo do Google. 

Para fazer pesquisas de palavras-chave para o YouTube, você vai precisar de alguma outra ferramenta que faça esse trabalho. 

Ou você pode fazer a pesquisa pelo Keyword Planner e colocar as palavras-chave no buscador do YouTube. 

Dependendo da quantidade de visualizações que os vídeos que aparecem têm você consegue ter uma boa ideia do volume de buscas e da dificuldade de aparecer nos primeiros resultados. 

Análise da SERP

Depois de encontrar uma palavra chave, você também vai precisar fazer uma busca rápida por ela no Google e analisar a SERP que surgir. 

SERP é a sigla para Search Engine Results Page. É basicamente a página de resultados que aparece quando você procura por algum termo. 

É importante fazer esse trabalho para você não acabar sendo tapeado pelas palavras-chave, e isso acontece muito. 

Já aconteceu comigo e não foi só uma vez. Eu já trabalhei com um cliente do segmento atacadista, escrevendo um blog voltado para a realidade dos varejistas. 

Encontrei uma ótima palavra-chave uma vez: carro de som. Naturalmente, escrevi um texto sobre as vantagens de um carro de som para varejistas, e como fazer a contratação. 

Mas ao jogar essa palavra-chave no Google, a SERP me retornou somente resultados de empresas que alugavam carros de som. 

O Google entende que essas empresas devem ter prioridade sobre o meu conteúdo porque eles estão representando a verdadeira intenção de busca dos usuários. 

Então, sempre faça essa análise justamente para entender que intenção de busca é essa. Essa parte é fundamental na construção de um calendário editorial. 

Também pode ser usado em:  

O mesmo vale para o YouTube. 

Nas redes sociais, isso fica mais presente na pesquisa de hashtags para serem usadas junto com os posts. 

Encontrar as melhores hashtags também passa por essa pesquisa, vendo quais são os posts que as utilizam para não correr o risco de se inserir na conversa errada. 

Por exemplo: #limpeza pode significar coisas diferentes dependendo do post.

Determinando prazos (produção, revisão e publicação)

Normalmente, o calendário editorial determina qual é o prazo final de publicação de um material. 

É raro encontrar calendários que deixem explícitos os prazos de cada uma das etapas de produção de conteúdo. 

Esse trabalho fica com os gestores de processos, que conhecem a equipe o suficiente para extraírem prazos segmentados a partir dos prazos principais. 

Sempre leve em consideração que o calendário editorial é uma ferramenta que também é útil para os clientes e stakeholders. 

E essas pessoas gostam de cobrar. Aliás, o trabalho delas é cobrar. 

Se você especifica todos os seus prazos indiscriminadamente, acaba correndo o risco de ter mais cobranças em aspectos que são inteiramente operacionais e de responsabilidade da agência. 

Então, inclua somente os prazos finais no seu calendário editorial. No máximo inclua também os prazos que você combinar com o seu cliente ou stakeholder. 

Por exemplo: você combinou que os briefings para os materiais a serem produzidos vão ser avaliados antes da produção. Então é necessário incluir as datas de quando os briefings vão ficar prontos também. 

Também pode ser usado em:  

Todo e qualquer material que você produz na sua agência ou no seu departamento de marketing. 

Prazos são absolutamente universais e funcionam com qualquer tipo de material e calendário editorial. 

As mesmas regras se aplicam para todos os casos. 

Oferecendo explicações sobre cada conteúdo

Essa parte também é fundamental mas acaba sendo esquecida por muita gente. E ela não deveria ser. 

A justificativa de cada peça de conteúdo é fundamental para evitar alterações no seu calendário editorial. 

Não me leve a mal: ele pode muito bem ser alterado e em muitos casos isso beneficia o trabalho como um todo. 

Mas algumas peças de conteúdo são estratégicas e precisam estar no calendário. Se você não faz nenhuma justificativa, essas peças cruciais são vistas como peças comuns por quem está fazendo a aprovação. 

E aí é onde mora o perigo. 

Sempre deixe um ou dois parágrafos nas suas peças explicando a necessidade daquele material. 

Qual é seu sentido estratégico? Quais são os resultados esperados? Como seu conteúdo vai se diferenciar dos outros conteúdos que já estão no mercado nesse momento? 

Com isso, você tem chances melhores de aprovação e também faz uma boa média com quem está aprovando, melhorando seu relacionamento. 

Também pode ser usado em:  

Todos os tipos de calendários editoriais, sem exceção. 

Não importa o quão simples uma peça seja; sempre há espaço para uma justificativa e elaboração sobre o valor estratégico dela. 

Validação com stakeholders

Já tocamos nessa parte antes, mas é fundamental que você ofereça um tempo hábil para a aprovação do seu calendário editorial pelos seus stakeholders. 

E esses stakeholders podem ser vários. Se você for uma agência, são os heads e diretores dela e o seu cliente. 

Se você for de um departamento interno de marketing, são os seus diretores e chefes mais próximos. 

A validação é importante para evitar surpresas. A produção criativa não é propriedade dos criativos — é propriedade da marca. 

Portanto, os verdadeiros guardiões da marca são, no fim das contas, os donos da marca. 

Muita gente cai no erro de produzir material não aprovado só pra depois ter que jogar no lixo. Não seja mais um! 

Também pode ser usado em:  

Todos os calendários editoriais que vimos até agora precisam de aprovação dos stakeholders, sem exceção. 

Rotina de acompanhamento

Com o calendário pronto, justificado e aprovado, entra o trabalho da equipe de gestão de projetos. 

Essa equipe é responsável por parametrizar os prazos. Quanto tempo será necessário em cada etapa da produção do conteúdo? 

Esse trabalho é holístico e vai envolver todo mundo. Os prazos precisam ser negociados entre quem está solicitando o calendário, quem vai produzir as peças e claro; quem vai aprová-las. 

E tudo também depende da realidade de produção aí do seu departamento. Cada um tem uma rotina diferente. 

É trabalho da gestão de projetos identificar essa rotina e planejar os prazos de acordo com ela. 

Modelo de calendário editorial simples para download

E aí, tudo pronto para fazer seu primeiro calendário editorial? 

Lembre-se dos seus pontos principais, que sempre precisam estar presentes, não importa o tipo de material que você está fazendo: 

• Data; 
• A ideia por trás do material; 
• A justificativa da sua existência; 
• Palavras-chave com volume e concorrência (no caso de blogs e YouTube); 
• Canais onde o conteúdo será postado. 

Todo o resto depende de você. Tenho um modelo aqui que uso há anos para calendários editoriais. 

Você pode baixar e alterar como quiser clicando nesse link, ok? 

E com isso chegamos ao fim do texto. Espero que você tenha gostado e que esteja pronto para fazer o seu primeiro calendário editorial. 

Mas veja: um calendário editorial é para Marketing de Conteúdo, e o próprio Marketing de Conteúdo tem como principal função levar pessoas para o seu site. 

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Um abraço e a gente se vê no próximo texto!