Gerenciamento de Tempo para o Time de Vendedores

Você já se pegou perdido entre várias tarefas ou mesmo chegou ao fim do dia com a sensação de que o dia foi corrido, mas não foi produtivo?

Muitas vezes esse tipo de situação acontece pela falta de gerenciamento de tempo. 

Esse é um dos desafios de muitos profissionais de vendas e tem um impacto direto nos resultados obtidos.

Pensando nesse cenário, montamos este artigo, com dicas e métodos para gerenciar o tempo da equipe de vendas, de uma forma simples, com eficiência e utilidade.

O que é o gerenciamento de tempo?

O gerenciamento de tempo está relacionado a como cada profissional distribui o tempo disponível durante o dia entre as tarefas que precisam ser realizadas.

Também faz parte da gestão do tempo o planejamento e a priorização das tarefas na rotina.

O que faz você perder seu tempo?

Antes de chegar às dicas de gerenciamento de tempo, primeiro é fundamental entender porque sua rotina não está tão produtiva e porque essa revisão de tempo versus tarefas precisa acontecer.

Os principais problemas de uma má gestão de tempo são:

Desorganização

A desorganização é a primeira delas.

E ela não se refere apenas à falta de organização em relação às tarefas, entregas e prioridades.

Um ambiente físico desorganizado, como uma mesa cheia de copos e papéis, por exemplo, também impacta negativamente.

Procrastinação

Quem nunca se pegou deixando para depois algo que poderia ser resolvido na hora?

Adiar tarefas também é um dos principais problemas de gerenciamento de tempo, pois dessa forma os prazos vão ficando mais apertados e as tarefas vão acumulando.

Incapacidade de dizer não

Não saber dizer não também pode prejudicar a sua produtividade.

Assumir muitas tarefas acaba deixando a sua rotina sobrecarregada, te deixa mais cansado e nem mesmo o melhor e mais organizado profissional consegue fazer mais do que cabe no tempo disponível.

Ladrões de tempo

Com que frequência você se distrai durante o trabalho e acaba direcionando sua atenção para o que não é importante?

Os ladrões de tempo mais comuns são o celular, as mensagens online, as reuniões desnecessárias ou muito longas e as conversas com outros colaboradores.

É claro que ninguém consegue ficar focado durante 8h sem nenhum tipo de distração — e esse nem é o sinônimo de produtividade — mas é preciso conseguir identificar quando e como esses ladrões de tempo têm impacto negativo no seu trabalho.

Quais os benefícios do gerenciamento de tempo para seu time de vendas?

Um time de vendas que tem uma boa gestão de tempo conta com melhores resultados.

Mas esse não é o único benefício.

Os profissionais e a empresa acabam ganhando com:

1. Maior produtividade e eficiência

Com o tempo bem distribuído e com o foco nas tarefas prioritárias, o representante comercial executa um número maior de trabalhos, com produtividade e eficiência aumentadas.

Com o gerenciamento de tempo as tarefas são cumpridas dentro de um tempo determinado e adequado, além de contar com entregas de mais qualidade e com menos retrabalho.

2. Melhor reputação profissional

Uma pessoa organizada e produtiva tem uma reputação melhor como profissional.

As pessoas que trabalham com um colaborador com esse perfil sabem que podem confiar ao delegar uma tarefa e que ela será entregue no prazo. 

Isso também melhora a autoestima profissional e traz mais oportunidades de crescimento.

3. Menos estresse

Com planejamento e melhor distribuição do tempo, não ficamos trabalhando com correria, nem frustrados ao chegar ao fim do dia e ainda ter diversas pendências na agenda. 

Estar tranquilo em relação às tarefas e execução do trabalho melhora a qualidade de vida e bem-estar dos profissionais, ao reduzir a carga de estresse.

Estratégias para melhorar o gerenciamento de tempo dos seus vendedores

Agora que você já sabe o que evitar e quais são os benefícios do gerenciamento de tempo, vamos às dicas para otimizar seu trabalho e o trabalho da sua equipe?

1. Use a tecnologia para organizar a rotina

Todos nós utilizamos a tecnologia hoje para gerenciar nosso tempo pessoal.

Usamos alarmes para acordar, criamos anotações, listamos no celular o que comprar no mercado…

E por que não trazer esse tipo de organização e recursos tecnológicos para a gestão de tempo no trabalho? 

Criar listas de tarefas, agendas digitais, lembretes e utilizar softwares, sites e aplicativos de gestão de tempo, tarefas e projetos é nossa primeira dica.

Vamos trazer mais detalhes e recomendações de soluções neste texto.

2. Concentração nos 20%

Você já ouviu falar na regra dos 20-80%?

Também conhecido como Princípio de Pareto, essa regra defende que 80% dos efeitos surgem a partir de 20% das causas.

Ou seja, você deve identificar, priorizar e concentrar seus esforços naqueles 20% que irão trazer os melhores resultados concretos.

Isso faz parte de entender o que é ou não prioridade.

 20 Técnicas de Fechamento de Vendas para Fazer Negócios como um Profissional

3. Simplifique tarefas repetidas

Muitas tarefas da abordagem e do trabalho comercial podem ser repetitivas.

E-mails, mensagens de WhatsApp, atualização de status de clientes…

Você ainda está realizando essas tarefas manualmente?

Existem plataformas de automação que podem resolvê-las, poupando tempo de trabalho da sua equipe. 

Tudo isso pode ser automatizado.

 Leia mais: Descubra o Poder das Abordagens Personalizadas no Marketing para Aumentar a Conversão

4. Comece a agrupar as coisas

Nosso cérebro leva um tempo para voltar ao foco quando transitamos entre tarefas com dinâmicas diferentes.

Isso significa que você é menos produtivo ao alternar telefonemas e e-mails do que seria ao responder todos os e-mails e depois realizar todas as ligações.

Então, ao organizar as tarefas, agrupe aquelas similares e faça-as juntas.

5. Planeje o dia seguinte

Uma das melhores dicas para ser produtivo e gerenciar bem o tempo é organizar a agenda do dia seguinte no fim do dia.

Esse trabalho de poucos minutos pode ser transformador.

Chegando para trabalhar já com a agenda organizada, com o tempo distribuído e sabendo o que precisa ser entregue, já começamos o dia no melhor nível de produtividade.

Isso também ajuda a entender quais são as prioridades do dia.

E, como o nome sugere, comece o dia por elas.

Outra dica é planejar a próxima semana no fim de sexta ou no domingo.

Assim, já começamos a semana com uma ideia do que está por vir.

6. Limite os multitarefas

Para alguns profissionais, o termo “multitarefas” pode soar como positivo, mas a verdade é que somos muito mais eficientes e efetivos quando nos concentramos em apenas uma atividade por vez. 

Então, uma das nossas dicas é desconstruir essa ideia, incentivar a manter uma tarefa por vez, finalizá-la e aí sim partir para a próxima atividade da lista.

7. Chegue ao não mais rápido

Desistir de uma venda também pode aumentar a produtividade dos representantes comerciais.

É claro que objeções dos consumidores vão aparecer, mas cada vendedor precisa conseguir discernir quando vale a pena ou não insistir em uma venda. 

Lembre-se: o foco do trabalho deve estar onde está o resultado.

 Confira: O que é Inside Sales? 8 Rotinas Comprovadas para Melhorar sua Operação

O que utilizar para gerenciar o tempo do seu time de vendedores?

Além das dicas presentes aqui no post, existem muitos recursos que podem ser utilizados para gestão pessoal do tempo e gerenciamento do tempo de uma equipe de vendas.

A seguir você confere alguns deles.

1. Livros

Levar o conhecimento sobre os aspectos que têm influência na produtividade para o seu time é o primeiro passo.

Então, além de compartilhar com eles este conteúdo que você está lendo, recomendamos alguns livros muito interessantes sobre o tema:

• O Poder do Hábito: Por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios, de Charles Duhigg;

• A tríade do tempo, de Christian Barbosa;

• Faça tempo: 4 passos para definir suas prioridades e não adiar mais nada, de Jake Knapp e John Zeratsky.

2. Sites

Ferramentas online também são fundamentais para a organização como equipe e alinhamento das tarefas individuais.

Vamos separá-las em sites, aplicativos e softwares de gestão.

Começando pelos sites:

• Trello: ótimo para criação de quadros, cards com tarefas e visualização de todo o painel do que precisa ser feito e em que estágio se encontra;

• Quire: outro gerenciador de tarefas bastante visual, com a possibilidade de destrinchar as tarefas maiores em listas menores, o que também auxilia no processo de entender a evolução e próximos passos;

3. Aplicativos

• Remember the Milk: com esse aplicativo você pode criar listas de tarefas, definir lembretes e fazer anotações. O aplicativo pode ser sincronizado com o Google Agenda, o que facilita e muito os agendamentos de reuniões e abordagens comerciais.

• Notion: Esse é o aplicativo de gerenciamento e organização de tarefas queridinho do momento. Com diversos modelos de quadros, páginas e tarefas, ele é bastante personalizável para as suas necessidades. Também pode ser acessado no desktop.

4. Softwares

• Runrun.it: um gerenciador de processos e projetos, esse é o Runrun.it. Com esse tipo de software você pode criar e distribuir as tarefas entre diferentes profissionais e diferentes clientes, centralizar a comunicação e monitorar o tempo gasto em cada tarefa.

• Operand: outra opção no mesmo estilo é o Operand, que também possibilita a distribuição de tarefas, desenho de fluxos de responsáveis, relatórios completos e monitoramento do tempo e produtividade de cada profissional.

 Você também pode se interessar: O que é Dashboard e Como Criar um Painel para Demonstrar os Resultados da sua Equipe

5. Blogs sobre o assunto

Para continuar o conhecimento do tema e aperfeiçoar a gestão do tempo, é interessante que ler sobre isso faça parte da rotina.

Existem diversos blogs especializados no tema e recomendamos o blog do próprio Runrun.it e o blog Vida Organizada.

Como gerir prazos curtos e apertados?

Certo, você agora sabe como planejar melhor seu tempo, distribuir suas atividades recorrentes na sua rotina e ter uma agenda mais eficiente e produtiva.

Mas e quando as tarefas saem do previsto ou quando temos que lidar com urgências e prazos curtos?

O primeiro ponto é que, com um gerenciamento de tempo alinhado, você terá mais tranquilidade para lidar com imprevistos e prazos apertados, pois eles serão a exceção e não a rotina.

A segunda dica para esse tipo de cenário é usar o poder de negociação.

Se algo urgente chegar como tarefa, você saberá quanto tempo precisará e como isso irá impactar os outros compromissos.

Com isso, terá mais segurança em argumentar esse impacto e negociar outras entregas, se necessário.

Como manter-se aderente a prazos com mais eficiência?

Além de prestar atenção em todos os pontos de organização pessoal, utilizar ferramentas que vão facilitar o trabalho e sempre buscar a capacitação dos representantes comerciais sobre o tema, estudar metodologias ágeis e gerenciamento de projetos vai potencializar ainda mais a eficiência do time.

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Gostou do nosso conteúdo sobre gerenciamento de tempo?

Esperamos que com ele e com as demais dicas que colocamos aqui você aumente a sua produtividade e a produtividade do seu time de vendas.

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