Como Montar uma Agência de Comunicação? Do Zero ao Milhão

Montar uma agência de comunicação não é fácil. Mas também não é tão difícil assim, ou mais difícil do que abrir qualquer outro tipo de empresa. 

É claro: você vai precisar conhecer as águas do mar da burocracia, vai visitar o arquipélago das contratações, vai desbravar o estreito da administração de empresas igual a todos os outros empreendedores.

Mas a exploração do oceano marketing, embora venha com bastante desafios, também traz algumas facilidades e principalmente uma grande oportunidade: crescer rápido 🚢

Hoje vamos falar sobre os três principais pontos a se considerar na hora de abrir uma agência de comunicação: processos administrativos e comerciais, time criativo e a burocracia. 

Vamos conversar um pouco mais sobre o assunto?

Quais são os tipos de agência de comunicação?  

Antes de montar uma agência de comunicação, você precisa saber quais são os tipos de agência que existem para determinar o seu foco. 

Existem agências de todo o jeito no mundo hoje. Se você já tem bastante experiência na área ou veio de uma dessas agências, sabe que “montar uma agência de comunicação” não é uma frase que diz muita coisa. 

O tipo da agência que você pretende abrir determina a produção que você vai ter e os profissionais que você vai precisar contratar. Alguns tipos de agência não precisam de criativos, outras não precisam de estrategistas. 

Quem já tem uma boa ideia de qual agência montar e quais serviços vai oferecer pode ficar à vontade para pular esse tópico. Quem ainda está se decidindo e quer se aprofundar mais no trabalho de cada tipo, continue comigo na leitura: 

Agência de comunicação offline

Esse é o tipo mais tradicional de agência de publicidade. Essa agência se especializa na criação de campanhas e peças offline. 

Ou seja: comerciais de TV ou rádio, outdoors, desenvolvimento de branding completo, criação de flyers, eventos etc. Tudo o que envolva mídias tradicionais, offline. 

Nem todas as agências de comunicação offline trabalham com todas as mídias físicas. É comum encontrar agências que se especializam em material impresso mas não fazem TV, por exemplo. 

Agências offline normalmente brilham no serviço ao cliente por terem muitos contatos em toda a cadeia de produção do material. 

Se você quer fazer uma campanha, não vai precisar contratar a agência, pesquisar aluguéis de outdoors e acompanhar a gráfica: está tudo incluso no pacote. 

Uma agência 100% offline, que trabalha apenas com mídias impressas, é bem difícil de encontrar hoje. A maioria delas tem algum tipo de componente digital, já que as artes ou os vídeos gravados ficam prontos para qualquer uso, inclusive na internet. 

Agência de marketing de conteúdo

Enquanto as agências de comunicação offline são as mais difíceis de encontrar hoje, as de marketing de conteúdo estão no ápice da sua popularidade. 

Com o crescimento das redes sociais corporativas e o uso dos blogs para gerar leads, inúmeras agências de marketing de conteúdo, especializadas nesse trabalho, surgiram no Brasil. 

A agência de marketing de conteúdo trabalha com: 

• Pesquisa de palavras chave; 
• Redação para SEO; 
• Calendários editoriais para redes sociais; 
• Criação de posts para redes sociais; 
• Criação de vídeos para TikTok e Reels; 
• Influencer marketing; 
• Estrategização e execução de campanhas de marketing
• Criação e gestão de perfis nas redes sociais; 

E mais algumas coisinhas aqui e ali. 

Agência de inbound marketing

Uma agência de inbound marketing é especializada na metodologia inbound, a aplicando através do marketing de conteúdo. Inclusive com um apoio crucial das agências que fazem esse material. 

Montar uma agência de comunicação com foco no inbound marketing é para veteranos que conhecem muita gente. Gente que já teve contato com esse tipo de trabalho e que tem parcerias com outras agências, focadas no criativo. 

Mas claro: não tem o menor problema abrir uma agência de comunicação inbound e ter seus próprios departamentos criativos: social medias, redatores, designers etc.

Digo isso porque o inbound marketing é sobre estratégia. Agências que se especializam nisso criam a estratégia inbound completa de uma empresa e acompanham resultados todo dia. 

A responsabilidade é grande: é a sua agência que determina a frequência das campanhas, a frequência e a natureza do conteúdo, o tipo de material para conversão em leads e praticamente desenha o funil de marketing e vendas para seus clientes. 

As melhores agências de marketing digital do Brasil ou oferecem serviços de inbound ou só trabalham com ele, sem espaço para outras estratégias ou metodologias. Esse é o nível de popularidade do inbound no mundo hoje. 

Mas ele também precisa dividir espaço com uma outra estratégia: o outbound feito com mídias pagas. Já explico: 

Agência de performance

Uma agência de performance é aquela que trabalha com mídias pagas — como o Google Ads e os vários Social Ads — para trazer mais leads, contatos e vendas para os seus clientes. 

Essa modalidade de publicidade é o marketing de performance, também dentro do guarda chuva do marketing digital. 

Enquanto o marketing inbound captura leads através de conteúdo que o próprio prospect procura, o outbound leva anúncios direto pra ele. 

Por isso o inbound é conhecido como o marketing de atração, e o outbound, marketing de interrupção. 

🤿 Se aprofunde: Outbound ou Inbound Marketing — Qual a Melhor Estratégia para Vender?

Uma agência de performance deve: 

• Dominar os tipos de anúncios mais comuns, como Google Ads e Social Ads; 
• Criar e monitorar conjuntos de anúncios; 
• Realizar relatórios frequentes com o ROI e o ROAS; 
• Fazer pesquisas de palavras chave para o Google Ads; 
• Monitorar preços de palavras chave; 
• Monitorar vendas geradas pelos anúncios; 
• Conhecer e trabalhar com plataformas de Ads dos marketplaces: Amazon, Mercado Livre, B2W etc. 

Agência integrada

Existem ainda as “agências integradas” — entre aspas porque elas raramente são, mas vale a pena entender por que. 

A ideia por trás da agência integrada é que ela consegue fazer de tudo um pouco disso que conversamos até agora. Nem na teoria funciona: para funcionar, a equipe seria muito cara ou muito júnior. 

O que acontece na prática é que, na hora de montar uma agência de comunicação, muita gente quer oferecer a maior quantidade de serviços possível. A negociação do que vai ser feito depende das necessidades do cliente. 

Esse é o tipo de agência mais comum no Brasil hoje. Faz inbound, redes sociais, marketing de performance, conteúdo para blog — tudo o que o cliente precisar, mas com algumas limitações. É irreal esperar que a agência integrada brilhe em tudo o que ela entrega. 

Quais são as pessoas que você vai precisar contratar?

Um dos primeiros passos para montar uma agência de comunicação é escolher com muito cuidado quem você vai contratar. 

Existem duas dimensões nesse trabalho. Primeiro, você precisa entender quais são as funções que precisam ser desempenhadas na sua agência.

Depois você precisa encontrar pessoas qualificadas para exercer essas funções. E esse trabalho é mais complexo do que ele parece. 

Vamos abordar esses dois pontos agora. Siga na leitura: 

Como contratar redatores?

Toda a agência que trabalha com a produção de texto precisa contratar redatores. 

Hoje, com a popularização de ferramentas de inteligência artificial no marketing, seu departamento de redação não precisa mais ser muito grande. Mas ele ainda precisa existir.

Redatores costumam participar das reuniões de briefing e contribuir para ideias gerais da campanha. Em alguns casos, redatores sêniores são encarregados de realizar esse brainstorming inicial e depois formalizar a campanha em um planejamento. 

Contratar redatores pode ser feito de dois jeitos diferentes: você pode contratar freelancers ou fixos. 

Redatores freelancers trabalham apenas por demanda, e na maioria das vezes, somente à partir de um briefing pronto. Eles também fazem os seus horários e vão ter demandas com entrega programada, ajustando a sua agenda à da agência. 

Redatores fixos trabalham com você, na sua agência, e se dedicam exclusivamente a ela. Nesse caso, eles têm um envolvimento maior e ajudam na elaboração de todas as etapas das campanhas. 

É raro encontrar agências que só trabalham com freelancers, e também é muito raro encontrar agências que não contratam redatores freelancers nunca. Normalmente, o meio termo é a melhor opção. 

Opte por redatores com experiência na área. Diplomas são importantes, mas não essenciais. Foque em quem conhece a rotina do marketing, trabalha bem com prazos e com boa interação social para trabalho em equipe. 

Como contratar designers?

Designers são fundamentais na hora de montar uma agência de comunicação. Na verdade, os primeiros profissionais que você vai precisar contratar são eles e os redatores. 

É praticamente impossível abrir uma agência sem designers, não importa o tipo de agência. Em todos os tipos de agência, pelo menos um designer vai ser necessário em um momento ou outro. 

Por exemplo: uma agência de performance, que trabalha com as mídias pagas como o Google Ads, precisa de alguém para escrever o texto e produzir as peças. 

Esse é um trabalho que a inteligência artificial pode fazer e em alguns casos ela até já faz. O próprio Canva já conta com um sistema de geração de textos. 

Mas para construir seu pipeline e delegar as funções certas para as pessoas certas, você vai precisar de designers.

Na contratação, você vai perceber que os designers vêm de todas as formas. Se você contratar profissionais ainda estudando ou inexperientes, vai ter menos custos, mas um período de aprendizado maior. 

Se você contratar designers mais seniores, vai ter mais engajamento e um aprendizado mais rápido, mas também vai estar pagando mais. 

Designers freelancer também são uma ótima opção. Mas saiba que esses profissionais são muito requisitados, e se você tem uma demanda alta, vai perceber que em muitos casos é melhor ter um profissional contratado na sua agência. 

Como contratar diretores de criação?

O último membro da ala criativa dos profissionais do marketing é o diretor de criação. 

Esse profissional é o responsável por tomar decisões chave no departamento criativo. Elaborar briefings e orientar a equipe, ajudar a determinar prazos, acompanhar o desenvolvimento de uma campanha e, em muitos casos, acompanhar seus resultados. 

O diretor de criação tem um foco bem grande no design, sendo que na parte textual quem faz esse trabalho é o head de conteúdo. 

O diretor de criação é o “chefe” dos designers, respondendo pelo desempenho da equipe para a diretoria. Pode até ser possível contratar freelancers, mas os casos são raríssimos. 

A busca por bons diretores de criação é longa e árdua. O que muitas agências que estão começando fazem é nutrir seus designers na esperança que eles se tornem diretores de criação dentro de alguns anos. 

Ou pelo menos “mini” diretores de criação, que podem ser incapazes de realizar todas as demandas da agência, mas que têm um ótimo domínio da equipe do design e a coordenam bem. 

Como contratar programadores?

Outro trabalhador indispensável para montar uma agência de comunicação é o programador. 

Normalmente, agências contratam desenvolvedores front-end para desenvolver sites, landing pages, materiais ricos e lead magnets, pequenas aplicações etc. 

Muitas agências ignoram completamente o programador na hora de montar uma equipe. Isso é um erro! Programadores são fundamentais para sugerir novas ideias em uma campanha, além de abrir a possibilidade de alguns tipos de trabalho serem realizados. 

Sem eles, você deixa de oferecer um ótimo serviço para os seus clientes, o que acaba abaixando o ticket médio da agência. 

Você também pode trabalhar com freelancers ou trabalhador fixo. Procure programadores que trabalhem bem em equipe e que estejam sempre buscando novas formas de expressar sua especialização. 

Desenvolvedores back-end são mais especializados e trabalham no desenvolvimento de aplicativos e programas. Eles custam mais caro. É interessante começar com um front-end e ir testando as águas.  

Como contratar gerentes de projetos? 

Gerentes de projetos são o que mantém a agência viva e funcionando, entregando tudo dentro do prazo. 

São esses e essas profissionais que mantém a balança entre correria e normalidade dentro de uma agência. E acredite: essa balança é muito importante para a saúde de todo mundo. 

Os gerentes de projetos são responsáveis por colocar os projetos para funcionar e para acompanhar o seu desenvolvimento. 

Por exemplo: a Luiza, gestora de projetos na Agência Invente um Nome, recebe a solicitação da diretoria para colocar em desenvolvimento a campanha de marketing do cliente X. 

A Luiza vai ser responsável por marcar uma reunião gerencial com os líderes, depois marcar uma reunião de briefing com os criativos, depois lançar no sistema de gestão de projetos as tarefas para cada pessoa envolvida e, por fim, encaminhar a entrega. 

Gerentes de projetos são pessoas organizadas. Procure esse tipo de pessoa — elas vêm de todas as partes, não só de agências. 

Porém, é importante que você tenha pelo menos uma pessoa com experiência com marketing. Ela é quem vai conseguir treinar e acompanhar as outras. 

Como contratar atendimento?

O atendimento também é uma função primordial na hora de montar uma agência de comunicação. 

Se os olhos são o espelho da alma, o atendimento é o espelho da agência inteira. São essas pessoas que interagem diretamente com os clientes, recebendo novas demandas, entregando materiais e anotando alterações. 

As três qualidades mais importantes para o atendimento são: 

• Boa comunicação: a pessoa precisa ser paciente, precisa saber conversar e ter interesse genuíno em conversar com os seus clientes; 

• Background em marketing: a pessoa precisa entender sobre o que ela está falando, e conduzir um diálogo profissional com pessoas do segmento corporativo; 

• Mentalidade Get Things Done: A pessoa do atendimento precisa ter mais proatividade do que o normal. Ela precisa equilibrar a satisfação do cliente com o que é possível a equipe entregar, e ajudar onde pode. Leitura de apoio: “A Arte de Fazer Acontecer” – Barry Allen.

Como montar uma agência de publicidade?

Até agora, conversamos bastante sobre dois pontos fundamentais para montar uma agência de comunicação: que tipo de serviços você vai oferecer e quem vai trabalhar nela. 

Mas precisamos conversar também sobre um ponto crucial: como realmente abrir a agência. Tudo o que precisa estar pronto desde o primeiro dia de funcionamento. 

É sobre isso que vamos conversar agora: burocracia, site, espaço físico e equipamentos. 

Vamos? 

A burocracia de abrir uma empresa

Não é possível um texto na internet te falar exatamente todos os passos burocráticos que você vai precisar dar ao montar uma agência de publicidade. 

Isso porque esses passos são determinados pelo seu estado, pelo seu município, pelo tamanho da sua empresa, pela sua estrutura física, faturamento, a natureza dos serviços prestados etc. 

O que você precisa saber de primeira é o seu Regime Tributário. A maioria das agências opta no começo pelo Simples Nacional: você paga um imposto reduzido, pode contratar quantos funcionários quiser e não tem limite de faturamento.

Mas também é comum pessoas montando agências de uma pessoa só. Essas “eugências” costumam ser MEI, mas o limite de faturamento é de R$ 81.000 por ano e só uma pessoa pode ser contratada. 

O site Contabilizei faz uma lista rápida dos principais pontos burocráticos universais da abertura de uma agência: 

• Recolhimento de tributos, tais como IRPJ, Cofins, entre outros;
  
• Emissão de declarações, a exemplo da DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  
• Escrituração de livros contábeis, como o razão, diário etc;
  
• Cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias GPS, CAGED, RAIS e outras;
  
• Publicação do balanço patrimonial;
  
• Emissão de notas fiscais; 

Dentre outras. O melhor a se fazer nesse caso é contratar uma empresa de contabilidade durante todo o processo. 

E lembrando: por lei, você não precisa de contador para abrir um CNPJ, mas um contador é obrigatório para a manutenção burocrática da empresa. Por que não contar com um logo do início? 

O que não pode faltar no seu site

Uma das partes mais divertidas (e trabalhosas) de montar uma agência de comunicação é a criação de um site para divulgar seus produtos e serviços. 

O site é uma necessidade fundamental para qualquer agência hoje. Sem ele, é mais difícil encontrar clientes e até fechar com os que você vêm conversando. 

Sites de agências não costumam ser muito elaborados. Eles costumam ser ter no máximo (bem máximo) 10 categorias na seguinte estrutura: 

• Home, com chamadas para outras categorias importantes; 
• Categoria Cases, mostrando os melhores trabalhos da agência; 
• Blog, para gerar leads todo mês; 
• Contato, para pessoas enviarem pedidos de orçamento por e-mail ou com chatbots; 
• Newsletter, uma landing page para iniciar a captação de leads; 
• Serviços oferecidos, com textos explicativos; 
• Sobre nós, contando mais sobre a história da agência; 

E mais algumas categorias de acordo com o trabalho que cada agência faz. Tudo isso é organizado em uma home bem longa, sendo que em alguns casos essa home é a única página da agência. 

Para ter boas ideias inovadoras para o seu layout, sempre pesquise no Awwwards. Apesar das ideias lá serem muito difíceis de reproduzir, a inspiração é grátis 😉

Que equipamentos comprar? 

A compra de equipamentos vai depender da sua equipe. 

Designers e videomakers precisam de máquinas mais robustas. Os computadores devem ter processadores das séries i5, i7 ou i9 — ou compatíveis da AMD, da série Ryzen 5 em diante. 

Esses PCs também vão precisar de ótimas placas de vídeo (da série GTX 3050 em diante da Nvidia ou RX 6000 da AMD), armazenamento em SSD e monitores de alta fidelidade. 

Para bons computadores (não notebooks!) que podem durar até 10 anos, espere gastar pelo menos R$ 10.000. 

Para os demais no escritório, bons notebooks com SSD são o suficiente. Mas compensa investir em bons smartphones para a equipe de mídias sociais. 

Esses são os principais equipamentos que você vai precisar comprar. Mas para que a agência funcione, você também vai precisar de: 

• Projeto de arquitetura completo, com mesas e cadeiras para todos; 
• Equipamentos de copa e cozinha; 
• Materiais extra, como tripés para câmeras e isoladores para estúdios; 
• Equipamento audiovisual, como TVs para reuniões e câmeras para videomakers; 
• Infraestrutura de internet com servidor dedicado; 

E o que mais a necessidade exigir. 

Como preparar o espaço físico da agência?

O primeiro passo é escolher o local com o melhor dimensionamento. Se você espera crescer rápido, procure um espaço que comporte mais gente.

Mas claro: lembre-se sempre que o marketing é uma das áreas com maior percentual de pessoas que trabalham em casa. E sem nem contar os freelancers. 

A arquitetura precisa estar dentro dos padrões do mercado. Dê uma zapeada pelo Pinterest e pelo Instagram de outras agências para entender melhor como elas são por dentro. 

Lembre-se que seus clientes vão fechar negócios com você muitas vezes presencialmente. 

O melhor é contar com projetos de arquitetura e inclusive deixar a obra inteira na mão do escritório. Assim, você não tem impactos no seu trabalho e deixa sua agência linda! 

Mas se o investimento está curto, muitas agências contam com um espaço alugado em um coworking. A flexibilidade é a palavra chave aqui: você pode alugar para trabalhar todos os dias, só alguns na semana ou ainda só para reuniões. 

Como anunciar os serviços da sua agência?

Primeiro seu plano de negócios, sua área de atuação. Depois, os profissionais. Depois, estrutura e equipamentos. Agora sua agência está pronta para abrir as portas. 

Mas perceba que esse é só um caminho lógico. Existem milhares de agências brasileiras que começaram seu trabalho em garagens e só com uma pessoa trabalhando. Existem outras milhares que nunca nem vão ter espaço físico. 

Mas uma coisa todas fazem igual: elas se anunciam. Cada uma do seu jeito e nos seus canais preferidos, mas todas, sem exceção, fazem o seu marketing próprio. 

Vamos saber por onde começar a fazer o seu próprio marketing? Então vamos seguindo na leitura desse último tópico: 

Redes sociais

As possibilidades de trabalhar suas redes sociais são infinitas. Você decide que tipo de conteúdo vai colocar lá. 

Mas existem caminhos já trilhados inúmeras vezes que, apesar de te fornecer um norte, também já estão muito batidos. 

É o caso daqueles posts simples, que explicam sobre algum conceito, que dominam a maior parte das redes sociais de pequenas agências hoje. São os posts chapados. 

Chapados porque eles normalmente usam uma paleta de cores muito simples. Um fundo de uma cor só (como se fosse uma chapa, por isso o nome), com uma imagem e texto explicando algo corriqueiro ou trivial. 

Esse é o caminho mais fácil, mas o que traz menos resultados. Simplesmente porque todo mundo já fez ou ainda faz. 

Aposte em pessoas. Compartilhe conteúdo, claro, mas com pessoas apresentando. Fale sobre a rotina da agência enquanto mostra resultados. Vai ensinar algum conceito de marketing? Coloque uma pessoa trabalhando. 

A tendência maior nas redes sociais sempre vai ser pessoas fazendo coisas incríveis.

Mídias pagas

Você não precisa ser expert em mídias pagas para começar a fazer seus anúncios. Os conceitos mais importantes de dominar — público alvo, geolocalização e orçamento — você aprende em um dia de pesquisa. 

Inclusive, temos uma série de textos aqui que reúnem os principais tutoriais das plataformas. Lendo todos ou os relacionados à plataforma que você vai usar, você já consegue fazer seus primeiros anúncios no mesmo dia. 

➡️ Mídia paga: O que é, Quando Investir e Como Fazer (passo a passo)

➡️ Google Ads vs Facebook Ads: Qual o Melhor para Geração de Leads

➡️ Métricas de Mídia Paga: Principais Métricas Para sua Empresa

➡️ Plano de Mídia Paga 2023: Guia Completo para Anúncios Online

Tráfego orgânico

Ao contrário das mídias pagas, o tráfego orgânico é a forma com que sites atraem visitantes sem gastos com anúncios. 

Esse tráfego é gerado através de conteúdo, normalmente através de um blog, de redes sociais e do YouTube. 

Esse tráfego é aproveitado pela sua agência através de uma estratégia de geração de leads. 

A grande questão do tráfego orgânico é que você não depende de anúncios ou outras mídias para ter um público de leitores. Você investe em público, enquanto no caso dos anúncios, você está “alugando” um. 

Pense na televisão. Programas existem porque exibir comerciais é lucrativo. Quando você anuncia na TV, está alugando o seu público em um determinado horário. 

O tráfego orgânico é a sua TV. Seu conteúdo são os seus programas, que levam audiência e que permitem que anúncios sejam feitos dentro do site para essas pessoas. 

O tráfego orgânico não é “grátis” como muita gente gosta de dizer. É um investimento em público próprio que reduz o orçamento com marketing outbound. 

Geração de leads e Lead Scoring

A pedra fundamental do marketing inbound é a geração e a qualificação de leads. 

A geração de leads é feita através dos lead magnets. Eles são materiais mais densos usados para “fisgar” o visitante do seu site com conteúdo mais aprofundado.

Mas uma vez que esse visitante se torna lead, o que acontece com ele?

Aí entra a segunda parte: a qualificação dos leads. Ela é feita através de Lead Scoring. 

O Lead Scoring é um processo de marketing que determina gatilhos na jornada de compras de um lead. Se ele fizer uma ação X, ganha Y pontos. Com uma quantidade suficiente de pontos, ele se torna qualificado — quanto mais qualificado, mais próximo da venda. 

Um exemplo na sua realidade. Seu lead converteu no seu site em uma oferta de Newsletter. Depois, em um webinar. Depois, em uma live demonstrando o processo de criação de uma campanha. Depois, no material rico “A Tabela de Preços da Agência Escolha um Nome”. 

Cada uma dessas interações recebe uma pontuação. A Tabela de Preços vale 30, o webinar vale 10 e a live vale 15. Você determina que o limiar de qualificação do lead é 35 pontos. Segundo o Lead Scoring, esse lead precisa de contato da equipe comercial urgente. 

Faça parte de programas de parceria

Programas de parceria ajudam muito agências iniciantes.

Inclusive é bastante comum que donos de agência procurem participar da maior quantidade de programas de parcerias que eles conseguem. 

Os programas de parceria funcionam oferecendo ou uma remuneração ou mais contatos em troca da preferência pelo produto da parceira. 

Por exemplo: o plano de parcerias de Leadster divulga sua agência em um motor de busca dedicado e a recomenda para clientes da Leadster na sua região. A contrapartida é a agência oferecer a Leadster para os seus clientes e prospects.

E claro: há retorno financeiro direto para a agência através de descontos para os seus clientes ou comissão.  

Esses programas de parceria são um grande motor de novos negócios. Vamos conhecer o que a Leadster tem para te oferecer?